Không Cho Nhập Dữ Liệu Trùng Nhau Trong Excel

Khi nhập một số dữ liệu có yêu cầu không được trùng nhau nếu nhập trùng thì sẽ thông báo để nhập lại việc này sẽ giúp người nhập không cần phải kiểm tra lại vấn đề trong quá trình nhập có bị trùng hay không. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách nhập dữ liệu không bị trùng trong excel.

Video hướng dẫn

Nhập dữ liệu Không cho trùng

Để nhập dữ liệu đầu tiên bạn mở excel lên mình nhập vào mã số sinh viên đầu tiên sau đó sử dụng hàm =COUNTIFS(kích vào cột chứa mssv, kích vào ô chứa mssv) bây giờ hàm này sẽ trả về số lượng mssv đó có trong cột nếu bây giờ chỉ có 1 mssv thì sẽ trả về là 1 nếu bạn nhập thêm 1 mssv trùng với mssv này thì trả về sẽ là 2.

hàm trả về kết quả

Bây giờ để tránh nhập trùng nhau thì mình phải làm sao cho hàm COUNTIFS luôn trả về giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 1. 

Thực hiện đầu tiên bạn copy phần hàm COUNTIFS lúc này bằng cách kích vào ô có giá trị trả về và copy phần hàm trong đó.

copy hàm

Tiếp theo bạn xóa hết nội dung trong cột đó đi và bôi đen toàn bộ cột đó -> vào thẻ Data -> chọn Data Validation -> trong mục Allow kích chọn custom -> trong phần Formula chọn dán phần mình vừa copy vào đây và cho nó nhỏ hơn hoặc bằng 1. vd: =COUNTIFS(B:B,B3)<=1

thiết lập điều kiện

Sau đó bạn kích qua mục Error Alert -> trong thẻ Title bạn gõ là trùng mã số sinh viên hoặc trùng mã sản phẩm tùy vào nhu cầu của bạn. Trong phần Error message bạn nhập thông báo vào ví dụ "mã số sinh viên này đã được sử dụng vui lòng nhập mã số sinh viên khác".

hiển thị thông báo khi nhập trùng

Khi này bạn thử nhập vào hai mã số sinh viên giống nhau thì lập tức có thông báo mã số sinh viên này đã được nhập bạn vui lòng nhập mã số sinh viên khác.

kết quả khi không cho nhập trùng

Khi thông báo hiện lên bạn có thể trực tiếp sửa bằng cách nhấp vào Retry và sau đó sửa lại mã số sinh viên cho đúng vì đây là những mã không thể trùng.

Lúc nãy mình chỉ bôi đen một vùng dữ liệu nhưng nếu nguồn dữ liệu lên đến hàng trăm hàng nghìn thì mình sẽ phải thực hiện lại khá tốn thời gian bây giờ mình sẽ hướng dẫn bạn làm một lần có thể sử dụng cho cả nghìn ô trong cột.

  1. giờ mình sẽ làm ở cột C đầu tiên mình cũng copy hàm =COUNTIFS(C:C,C1). 
  2. Sau đó chọn cả cột c thay vì chỉ chọn một vùng dữ liệu như trước. 
  3. Tiếp theo -> vào thẻ Data -> chọn Data Validation -> trong mục Allow kích chọn custom -> trong phần Formula chọn dán phần mình vừa copy vào đây và cho nó nhỏ hơn hoặc bằng 1. 
  4. Sau đó bạn kích qua mục Error Alert -> trong thẻ Title bạn cũng gõ nội dung như trên. Trong phần Error message bạn cũng thêm nội dung vào.

chọn vùng dữ liệu

Như vậy bạn đã có thể thiết lập được điều kiện không cho nhập trùng nội dung từ những điều kiện này bạn có thể nhập mã sinh viên hay mã sản phẩm mà không lo bị trùng.


 

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
TOP