7 Thủ Thuật Định Dạng Tùy Chỉnh Thông Minh Trong Excel (Nâng Cao)
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn 7 thủ thuật định dạng tùy chỉnh thông minh trong Excel nâng cao mà ít người biết thường hay gặp hằng ngày trong công việc. Hãy cùng mình tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
Video hướng dẫn
1. Ẩn giá trị ô trong Excel
Tải file thực hành tại đây.
Ví dụ: Mình có dữ liệu cột Data như dưới:
Và giờ mình muốn ẩn những giá trị trong cột Data đi. Bây giờ một cách dễ dàng để làm được điều này là bạn thực hiện các bước sau:
Đầu tiên, bạn bôi đen vùng dữ liệu chứa giá trị trong cột Data.
Tiếp theo, vào thẻ Home => kích chuột trái chọn vào mũi tên bên cạnh nhóm Number hoặc bạn nhấn phím CTRL + 1 (Nếu bạn đang sử dụng Mac, bạn có thể sử dụng Cmd + 1).
Trong hộp thoại Format Cells, tại mục Number, bạn chọn vào mục Custom, ở ô Type: bạn gõ ";;;".
Cuối cùng, nhấn OK để hoàn thành. Tự động các giá trị trong cột Data bị ẩn đi.
Lưu ý: Giá trị bị ẩn không hiển thị, tuy nhiên khi bạn một ô bất kì trong dữ liệu thì giá trị bị ẩn vẫn hiển thị trên thanh công thức nhé!
2. Ẩn số 0 hoặc thay thế số 0 thành văn bản
Ví dụ, mình có dữ liệu như hình dưới:
Và bạn có thể thấy một số ô có giá trị bằng 0 và giờ mình muốn ẩn số 0 hoặc mình muốn thay thế số 0 bằng một cái gì đó có ý nghĩa hơn. Có thể mình muốn thay số 0 bằng dòng chữ "Không có sẵn" hoặc chỉ có gạch ngang ở đó. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách sử dụng tính năng định dạng số tùy chỉnh.
Các bước làm như sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu chứa giá trị.
Bước 2: Nhấn CTRL + 1 để mở hộp thoại "Format Cells"
Bước 3: Trong mục Custom, bạn gõ tại ô Type: General;General;"Không có sẵn";General
Giải thích: General thứ nhất biểu thị cho số dương
General thứ hai biểu thị cho số âm
Vị trí thứ 3 là biểu thị số 0 nên sẽ thay số 0 bằng chữ "Không có sẵn".
General cuối cùng là biểu thị một giá trị văn bản.
Bước 4: Nhấn Ok để hoàn thành việc thay thế hoặc ẩn số 0.
3. Định dạng tùy chỉnh có điều kiện (Hiển thị văn bản dựa trên giá trị ô)
Ở đây, ví dụ mình có bảng dữ liệu thống kê điểm của sinh viên:
Và những gì tôi muốn làm là thay vì hiển thị điểm, tôi muốn cho biết học sinh đó đã đạt hay không, họ sẽ đậu ở đâu nếu có. Điều kiện đạt là từ 35 điểm trở lên và ngược lại dưới 35 điểm là không đạt.
Để thực hiện yêu cầu, bạn sẽ thực hiện như sau:
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen các giá trị trong cột Score.
Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị hộp thoại Format Cells.
Tại mục Custom, bạn gõ công thức sau trong ô Type: [>35]"Đậu";"Rớt"
Cuối cùng, bạn chọn Ok để hiển thị kết quả.
Lưu ý: Bạn có thể thay đổi điểm số vào cột điểm thì tự động kết quả cũng tự cập nhật theo yêu cầu đề bài luôn nhé!
4. Hiển thị Ngày ở các định dạng khác nhau (Tên tháng hoặc Tên ngày)
Ví dụ, mình có dữ liệu là cột Date được hiển thị dưới dạng ngày tháng và năm.
Và bạn muốn từ ngày tháng năm đó hiển thị theo thứ hoặc theo tên tháng, theo năm hoặc mỗi tên tháng. Bạn sẽ làm như sau:
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu trong cột Date.
Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị ô Format Cells.
Trong ô Format Cells, bạn chọn mục Custom và gõ công thức trong mục Type như sau:
Để hiển thị tên thứ, bạn gõ: "dddd"
Nhấn Ok để hoàn thành.
Để hiển thị tên tháng, bạn gõ: "mmmm"
Nhấn Ok để hoàn thành.
Để hiển thị tên tháng và năm, bạn gõ: "mmmm-yyyy"
Nhấn Ok để hoàn thành.
5. Hiển thị số âm bằng màu đỏ
Mình có ví dụ như bên dưới:
Yêu cầu: Bôi đỏ vào giá trị âm trong cột Net Income.
Để làm được yêu cầu này, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen giá trị trong cột Net Income.
Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị bảng Format Cells.
Tại mục Custom, bạn gõ công thức trong mục Type: General;[Red]-General;General;General
Giải thích: General ở vị trí đầu tiên biểu thị cho số dương
General ở vị trí thứ hai biểu thị cho số âm
General ở vị trí thứ 3 biểu thị cho số 0
General ở vị trí cuối biểu thị cho các giá trị chung
Cuối cùng nhấn Ok để hoàn thành.
Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn muốn để số âm trong dấu ngoặc kép và được tô màu, bạn sẽ gõ công thức sau: General;[Red](General);General
Hoặc để thêm màu cho số dương, bạn sẽ gõ: [Green]General;[Red](General);General
Nhấn Ok để hoàn thành.
6. Hiển thị số theo hàng triệu hoặc hàng tỷ
Ví dụ, mình có số liệu doanh thu của các công ty:
Và mình muốn hiển thị toàn bộ giá trị ở những con số bằng hàng triệu hoặc hàng tỷ. Mình muốn cho biết đây là bao nhiêu triệu hoặc bao nhiêu tỷ. Có cách giúp bạn nhìn ra nhanh chóng nhé!
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu trong cột Revenue.
Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị ra hộp thoại Format Cells.
Tại mục Custom, bạn gõ ở ô Type: "0,, "M""
Sau đó, nhấn OK để hoàn thành.
Hoặc nếu muốn hiển thị ra hàng tỷ, tại ô Type bạn gõ: "0,,, "Billion""
Nhấn Ok để hoàn thành.
7. Tự động thêm dấu check ở trước dòng văn bản.
Ví dụ: Mình muốn hiển thị "Đã hoàn thành" vào trước các công việc trong cột Task Completed để hiển thị công việc đã hoàn thành.
Bạn sẽ làm như sau:
Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen các giá trị trong cột Task Completed.
Tiếp theo, bạn sẽ nhấn CTRL + 1 để hiển thị bảng Format Cells.
Tại mục Custom, bạn gõ công thức trong ô Type như sau: "Đã hoàn thành -" @
Lưu ý: Giữa dấu từ "Đã hoàn thành -" và dấu @, bạn để 1 khoảng trắng.
Cuối cùng, nhấn Ok để hoàn thành việc hiển thị dấu check.
Vậy là mình đã hướng dẫn xong cho bạn 7 thủ thuật định dạng tùy chỉnh thông minh. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay đừng quên đánh giá bài viết bên dưới giúp mình nhé! Trân trọng.
CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY
