7 Thủ Thuật Định Dạng Tùy Chỉnh Thông Minh Trong Excel (Nâng Cao)

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn 7 thủ thuật định dạng tùy chỉnh thông minh trong Excel nâng cao mà ít người biết thường hay gặp hằng ngày trong công việc. Hãy cùng mình tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

Video hướng dẫn

1. Ẩn giá trị ô trong Excel

Tải file thực hành tại đây.

Ví dụ: Mình có dữ liệu cột Data như dưới:

hình dữ liệu data

Và giờ mình muốn ẩn những giá trị trong cột Data đi. Bây giờ một cách dễ dàng để làm được điều này là bạn thực hiện các bước sau:

Đầu tiên, bạn bôi đen vùng dữ liệu chứa giá trị trong cột Data.

Tiếp theo, vào thẻ Home => kích chuột trái chọn vào mũi tên bên cạnh nhóm Number hoặc bạn nhấn phím CTRL + 1 (Nếu bạn đang sử dụng Mac, bạn có thể sử dụng Cmd + 1).

hình ảnh chọn nhóm number

Trong hộp thoại Format Cells, tại mục Number, bạn chọn vào mục Custom, ở ô Type: bạn gõ ";;;".

hình thiết lập giá trị ẩn trong format cells

Cuối cùng, nhấn OK để hoàn thành. Tự động các giá trị trong cột Data bị ẩn đi.

hình ảnh dữ liệu ẩn

Lưu ý: Giá trị bị ẩn không hiển thị, tuy nhiên khi bạn một ô bất kì trong dữ liệu thì giá trị bị ẩn vẫn hiển thị trên thanh công thức nhé!

hình ảnh hiển thị giá trị thanh công thức

2. Ẩn số 0 hoặc thay thế số 0 thành văn bản

Ví dụ, mình có dữ liệu như hình dưới:

hình ảnh chứa số 0

Và bạn có thể thấy một số ô có giá trị bằng 0 và giờ mình muốn ẩn số 0 hoặc mình muốn thay thế số 0 bằng một cái gì đó có ý nghĩa hơn. Có thể mình muốn thay số 0 bằng dòng chữ "Không có sẵn" hoặc chỉ có gạch ngang ở đó. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách sử dụng tính năng định dạng số tùy chỉnh. 

Các bước làm như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu chứa giá trị.

Bước 2: Nhấn CTRL + 1 để mở hộp thoại "Format Cells"

Bước 3: Trong mục Custom, bạn gõ tại ô Type: General;General;"Không có sẵn";General

Giải thích: General thứ nhất biểu thị cho số dương
                  General thứ hai biểu thị cho số âm        
                  Vị trí thứ 3 là biểu thị số 0 nên sẽ thay số 0 bằng chữ "Không có sẵn".
                  General cuối cùng là biểu thị một giá trị văn bản.

hình ảnh gõ ẩn số 0

Bước 4: Nhấn Ok để hoàn thành việc thay thế hoặc ẩn số 0.

hình ảnh thay thế sô 0

3. Định dạng tùy chỉnh có điều kiện (Hiển thị văn bản dựa trên giá trị ô)

Ở đây, ví dụ mình có bảng dữ liệu thống kê điểm của sinh viên:

hình dữ liệu điểm

Và những gì tôi muốn làm là thay vì hiển thị điểm, tôi muốn cho biết học sinh đó đã đạt hay không, họ sẽ đậu ở đâu nếu có. Điều kiện đạt là từ 35 điểm trở lên và ngược lại dưới 35 điểm là không đạt.

Để thực hiện yêu cầu, bạn sẽ thực hiện như sau:

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen các giá trị trong cột Score

Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị hộp thoại Format Cells.

Tại mục Custom, bạn gõ công thức sau trong ô Type: [>35]"Đậu";"Rớt"

hình ảnh kết quả điểm

Cuối cùng, bạn chọn Ok để hiển thị kết quả.

hình ảnh hiển thị kết quả điểm

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi điểm số vào cột điểm thì tự động kết quả cũng tự cập nhật theo yêu cầu đề bài luôn nhé!

4. Hiển thị Ngày ở các định dạng khác nhau (Tên tháng hoặc Tên ngày)

Ví dụ, mình có dữ liệu là cột Date được hiển thị dưới dạng ngày tháng và năm.

hình ảnh hiển thị cột date

Và bạn muốn từ ngày tháng năm đó hiển thị theo thứ hoặc theo tên tháng, theo năm hoặc mỗi tên tháng. Bạn sẽ làm như sau:

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu trong cột Date.

Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị ô Format Cells.

Trong ô Format Cells, bạn chọn mục Custom và gõ công thức trong mục Type như sau:

Để hiển thị tên thứ, bạn gõ: "dddd"

hình ảnh gõ công thức thứ

Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hiển thị thứ

Để hiển thị tên tháng, bạn gõ: "mmmm"

hình ảnh công thức tên tháng

Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hiển thị tên tháng

Để hiển thị tên tháng và năm, bạn gõ: "mmmm-yyyy"

hình ảnh công thức tên tháng năm

Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hiển thị tên tháng năm

5. Hiển thị số âm bằng màu đỏ

Mình có ví dụ như bên dưới:

hình dữ liệu số âm

Yêu cầu: Bôi đỏ vào giá trị âm trong cột Net Income.

Để làm được yêu cầu này, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen giá trị trong cột Net Income.

Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị bảng Format Cells.

Tại mục Custom, bạn gõ công thức trong mục Type: General;[Red]-General;General;General

Giải thích: General ở vị trí đầu tiên biểu thị cho số dương
                  General ở vị trí thứ hai biểu thị cho số âm
                  General ở vị trí thứ 3 biểu thị cho số 0
                  General ở vị trí cuối biểu thị cho các giá trị chung

hình ảnh gõ công thức tô màu số âm

Cuối cùng nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hoàn thành tô màu số âm

Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn muốn để số âm trong dấu ngoặc kép và được tô màu, bạn sẽ gõ công thức sau: General;[Red](General);General

hình ảnh gõ số âm trong ngoặc kép

Hoặc để thêm màu cho số dương, bạn sẽ gõ: [Green]General;[Red](General);General

hình ảnh gõ tô màu số dương

Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh tô màu số dương

6. Hiển thị số theo hàng triệu hoặc hàng tỷ

Ví dụ, mình có số liệu doanh thu của các công ty:

hình số liệu doanh thu

Và mình muốn hiển thị toàn bộ giá trị ở những con số bằng hàng triệu hoặc hàng tỷ. Mình muốn cho biết đây là bao nhiêu triệu hoặc bao nhiêu tỷ. Có cách giúp bạn nhìn ra nhanh chóng nhé!

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu trong cột Revenue.

Tiếp theo, bạn nhấn phím CTRL + 1 để hiển thị ra hộp thoại Format Cells.

Tại mục Custom, bạn gõ ở ô Type: "0,, "M""

hình công thức rút gọn

Sau đó, nhấn OK để hoàn thành.

hình hiển thị nhanh số tiền

Hoặc nếu muốn hiển thị ra hàng tỷ, tại ô Type bạn gõ: "0,,, "Billion""

hình công thức hàng tỷ

Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hiển thị hàng tỷ

7. Tự động thêm dấu check ở trước dòng văn bản.

Ví dụ: Mình muốn hiển thị "Đã hoàn thành" vào trước các công việc trong cột Task Completed để hiển thị công việc đã hoàn thành.

hình dữ liệu công việc

Bạn sẽ làm như sau:

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen các giá trị trong cột Task Completed.

Tiếp theo, bạn sẽ nhấn CTRL + 1 để hiển thị bảng Format Cells.

Tại mục Custom, bạn gõ công thức trong ô Type như sau: "Đã hoàn thành -" @

Lưu ý: Giữa dấu từ "Đã hoàn thành -" và dấu @, bạn để 1 khoảng trắng.

hình gõ công thức hiển thị check

Cuối cùng, nhấn Ok để hoàn thành việc hiển thị dấu check.

hình ảnh hoàn thành công việcVậy là mình đã hướng dẫn xong cho bạn 7 thủ thuật định dạng tùy chỉnh thông minh. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay đừng quên đánh giá bài viết bên dưới giúp mình nhé! Trân trọng.

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data

HÌNH ẢNH HỌC VIÊN

học vi tính văn phòng trung tâm tin học Sao Việt học máy vi tính văn phòng trung tâm dạy tin học văn phòng lớp học máy tính văn phòng khóa học tin học Excel khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy vi tính học vi tính cho người đi làm khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy tính khóa học vẽ Autocad 2D - 3D
TOP