Cách Xóa Tất Cả Khoảng Trắng Không Cần Thiết Trong Excel

Bạn đã bao giờ gặp tình huống khi bạn sao chép dữ liệu từ nơi khác và khi dán vào Excel thường xuất hiện các khoảng trắng (có thể là dấu cách) không mong muốn chưa? Hoặc khi dán vào Excel các giá trị thường bị lỗi. Vậy làm cách nào để có thể khắc phục? Cách đơn giản nhất là dùng Hàm TRIM hoặc Hàm SUBSTITUTE.

1. Cách dùng hàm TRIM

Khi bạn sao chép dữ liệu từ một nơi khác và dán vào Excel, đôi khi sẽ xuất hiện các khoảng trắng. Cách đơn giản nhất là bạn chỉ cần dùng hàm TRIM.
Cách thực hiện: đầu tiên chỉ cần nhập công thức ghép Họ, Tên lại với nhau, sau đó thêm hàm TRIM vào trước công thức ta sẽ được kết quả như trong hình.

Ví dụ về cách dùng hàm TRIM

Thật đơn giản để có thể xóa được các khoảng trắng không cần thiết. 
Không chỉ dừng ở đó, bạn còn có thể kết hợp giữa hàm TRIM và các hàm khác như VLOOKUP, SUM, VALUE,...
Dưới đây là minh họa cho việc khi bạn sao chép dữ liệu nhưng giá trị trả về không đúng.

Giá trị không được trả về

Vậy nguyên nhân nào khiến giá trị không được trả về? Bạn chỉ cần kiểm tra bằng cách chọn giá trị đầu tiên (ô A3 theo như ví dụ) sau đó nhấn F9. 
Kết quả bạn nhận được sẽ là =VLOOKUP("M238 ",$G$3:$H$7,2,FALSE). Sau "M238 " nếu bạn để ý sẽ có một khoảng trắng, đó là lỗi khi bạn sao chép dữ liệu.
Cách khắc phục:
Cách khắc phục nhanh nhất tương tự như ví dụ trên, bạn chỉ cần chèn thêm hàm TRIM vào công thức =VLOOKUP(TRIM(A3),$G$3:$H$7,2,FALSE)

Giá trị được trả về sau khi dùng hàm TRIM

2. Cách dùng hàm SUBSTITUTE

Mọi thứ sẽ luôn hoàn hảo nếu như hàm TRIM luôn hoạt động tốt, thế nhưng đôi khi lại không như mong muốn. Có thể sau khi đã dùng hàm TRIM nhưng kết quả giá trị trả về vẫn bị lỗi. Cách thứ hai để có thể khắc phục là dùng hàm SUBSTITUTE.

Giá trị vẫn không được trả về sau khi dùng hàm TRIM

Hàm TRIM có thể xoá ký tự khoảng trắng là mã 32 trong hệ thống ASCII. Trong hệ thống Unicode, còn có ký tự gọi là khoảng trắng không ngắt, mã thập phân 160 - mã html   là mã mà hàm TRIM không thể xoá.
Cách khắc phục:

  1. Chọn TRIM(A3) -> F9. Ta sẽ thấy kết quả là =VLOOKUP("M238 ",$G$3:$H$7,2,FALSE) như ban đầu.
  2. Chọn khoảng trắng sau M238 -> Ctrl+C (copy khoảng trắng) -> Ctrl+V (dán khoảng trắng) vào bất kì ô trống.
  3. Chọn 1 ô để kiểm tra, sau đó nhập =CODE(C1), ở đây tôi dán khoảng trắng vừa copy vào ô C1.
  4. Nhấn Enter. Bạn sẽ thấy xuất hiện mã 160.

Lưu ý: khoảng trắng không thể nhìn thấy bằng mắt thường. Khoảng trắng thông thường chúng ta nhập khi kiểm tra sẽ trả về mã 32, nhưng khi chúng ta sao chép dữ liệu từ bên ngoài và có khoảng trắng không ngắt thì khi kiểm tra kết quả sẽ trả về mã 160.

Kiểm tra mã khoảng trắng

Như vậy, sau khi chúng ta biết được mã, tiếp theo là dùng hàm SUBSTITUTE để khắc phục lỗi.
Cách thực hiện: 
Nhập =VLOOKUP(SUBSTITUTE(A3,CHAR(160),),$G$3:$H$7,2,FALSE) -> Enter -> Kết quả giá trị trả về sẽ đúng.

Dùng hàm SUBSTITUTE để khắc phục lỗi

3. Kết hợp hàm TRIM và SUBSTITUTE

Một số trường hợp khác khi chúng ta dùng hàm TRIM hay hàm SUBSTITUTE vẫn không thể khắc phục được lỗi, điển hình như ô B7 lúc nãy. Đơn giản nhất là chúng ta kết hợp giữa hai hàm TRIM và SUBSTITUTE.
Nhập =VLOOKUP(TRIM(SUBSTITUTE(A7,CHAR(160),)),$G$3:$H$7,2,FALSE)

Kết hợp hàm TRIM và SUBSTITUTE để khắc phục lỗi

Tương tự với các dữ liệu khác, bạn có thể kết hợp các hàm với hàm TRIM và SUBSTITUTE.

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
TOP