Hàm Switch Trong Excel Và Những Ưu Điểm Của Nó

Ưu điểm của hàm Switch so với hàm IF và IFS

Ở đây mình có 1 cái ví dụ gồm 2 cột là cột thứ tự xếp loại và 1 cột là danh hiệu tương ứng. Bây giờ mình sẽ cùng các bạn sử dụng 3 hàm IF,IFS và Switch để sang bảng xếp hạng bên cạnh để thực hành để từ đó cùng nhau tìm ra ưu điểm của từng hàm. Sau khi sử dụng 3 hàm này các bạn chỉ cần nhập giá trị xếp loại vào cột Xếp loại thì nó sẽ tự động cập nhật giá trị tương ứng.

Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu với hàm IF. Đầu tiên các bạn sẽ nhập cú pháp của hàm bằng cách gõ =IF(), trong đó ở thành phần đầu tiên sẽ là vị trí ô chứa điều kiện tiếp đó các bạn sẽ = với giá trị điều kiện mà các bạn chọn, thành phần thứ 2 đầu tiên các bạn sẽ mở ngoặc kép rồi nhập vào đó giá trị trả về với điều kiện đã chọn ở thành phần 1 rồi đóng ngoặc lại rồi Enter. Với hàm nhiều điều kiện thì các bạn chỉ cần lồng thêm nhiều hàm IF vào là được.

Ví dụ như bài trên sẽ là: =IF(E4=1,"Rất Tốt",IF(E4=2,"Tốt",IF(E4=3,"Khá",IF(E4=4,"Kém","Loại"))))

Như vậy là các bạn chỉ cần nhập giá trị bất kỳ vào ô xếp hạng thì nó sẽ tự cập nhật danh hiệu vào ô nhập hàm.

Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục với hàm IFS. Thì hàm IFS nó cũng tương tự như hàm IF nhưng các bạn sẽ được tối ưu hơn vì không phải lồng nhiều hàm IF nữa. Đầu tiên các bạn cũng sẽ gõ cú pháp của hàm là =IFS(), thành phần đầu tiên vẫn là vị trí ô chứa điều kiện = với dữ liệu điều kiện, thành phần thứ 2 vẫn là giá trị trả về tương ứng mà các bạn muốn được đặt trong ngoặc kép, tiếp đó các thành phần tiếp theo là khi các bạn muốn thêm điều kiện thì các bạn cũng làm tương tự như thành phần 1 và 2 mà không cần phải lồng thêm hàm IF nữa.

Ví dụ như bài trên sẽ là: =IFS(E4=1,"Rất Tốt",E4=2,"Tốt",E4=3,"Khá",E4=4,"Kém",E4=5,"Loại")

Cuối cùng mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng hàm Switch. Hàm Switch đánh giá một giá trị (được gọi là biểu thức) dựa trên danh sách các giá trị, rồi trả về kết quả tương ứng. Hàm này đơn giản và nhanh gọn hơn rất nhiều. Đầu tiên các bạn cũng nhập tên hàm là =Switch(), trong đó ở thành phần đầu vẫn là vị trí ô chứa điều kiện, thành phần thứ 2 sẽ là giá trị của điều kiện, tiếp đó thành phần thứ 3 sẽ là giá trị trả về được nhập trong ngoặc kép, các thành phần tiếp theo cũng sẽ giống như 3 thành phần đầu với điều kiện tương ứng tiếp theo.

Ví dụ như bài này sẽ là: =SWITCH(E4,1,"Rất Tốt",2,"Tốt",3,"Khá",4,"Kém","Loại")

Đó như vậy các bạn có thể thấy công dụng và tác dụng của 3 hàm. Ưu điểm của chúng không khác nhau là mấy, chủ yếu là giúp cho câu lệnh bớt rườm rà. Và các bạn cũng lưu ý giúp mình hàm IFS và Switch chỉ có trong Excel 2019 và Excel 365.

Ứng dụng của hàm Switch

Đầu tiên sẽ là ứng dụng để tìm thứ trong tuần. Ví dụ như trong bài của mình là ngày 18/04/2021 là ngày Chủ Nhật các bạn sẽ làm như sau, các bạn vẫn sẽ nhập cú pháp hàm là =Switch(), sau đó các bạn nhập hàm Weekday(), trong hàm Weekday sẽ là vị trí ô chứa giá trị điều kiện, sau đó các bạn sẽ phẩy và gõ 1 giúp mình, rồi phẩy tiếp đến thành phần tiếp theo các bạn sẽ nhập là Chủ Nhật được viết trong ngoặc kép, có nghĩa là khi Weekday = 1 thì nó sẽ trả về ngày Chủ Nhật, tiếp đó thành phần tiếp theo sẽ là những ngày còn lại, các bạn nhập “ Thứ” rồi & với hàm Weekday, trong hàm Weekday vẫn là vị trí ô chứa điều kiện.

Ví dụ như bài trên sẽ là:  =SWITCH(WEEKDAY(B13),1,"Chủ Nhật","Thứ"&WEEKDAY(B13))

Tiếp theo sẽ là ứng dụng tìm kiếm trong nhiều bảng bằng hàm Vlookup. Ở đây mình có 1 ví dụ. Trong ví dụ thì mình có 3 loại nhựa, như các bạn đã thấy thì mỗi loại nhựa với mỗi kích thước khác nhau sẽ có 1 giá khác nhau. Bây giờ mình sẽ sử dụng hàm Vlookup kết hợp với Switch để tính giá rồi điền vào bảng cho các bạn xem.

Đầu tiên các bạn sẽ nhập hàm =VLOOKUP(), trong đó thành phần đầu tiên sẽ là giá trị dò tìm (trong bài này chính là kích cỡ), thành phần tiếp theo là bảng giá trị dò tìm, do chúng thuộc 3 bảng khác nhau nên chúng ta sẽ dùng hàm Switch để dò, các bạn sẽ nhập hàm Switch trong hàm Switch thành phần đầu tiên sẽ là vị trí ô chứa điều kiện trong bài này là ô chứa tên loại nhựa, thành phần thứ 2 sẽ là giá trị điều kiện trong bài này sẽ là tên của loại nhựa đó, thành phần thứ 3 sẽ là vùng dữ liệu chứa giá trị trả về trong bài này sẽ là bảng chứa dữ liệu của loại nhựa đó các bạn nhớ ấn F4 để cố định, sau đó các bạn làm tương tự với những điều kiện còn lại rồi kết thúc hàm Switch .

Ví dụ trong bài này sẽ là: =VLOOKUP(E18,SWITCH(D18="UPVC",$H$17:$I$23,"PPVC",$K$17:$L$24,$N$17:$O$22)

Chúng ta làm nốt hàm Vlookup, thành phần tiếp theo của hàm này sẽ là thứ tự cột chứa dữ liệu truy xuất, trong bài này mình tìm giá, mà giá ở cột thứ 2 nên mình chọn 2, thành phần cuối cùng là 0 do bài mình mình muốn tìm chính xác.

Ví dụ trong bài sẽ là: =VLOOKUP(E18,SWITCH(D18,"UPVC",$H$17:$I$23,"PPVC",$K$17:$L$24,$N$17:$O$22),2,0)

Chúc các bạn thành công.

Video hướng dẫn