Hướng Dẫn Học Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao Trọn Bộ A-Z Siêu Dễ Hiểu

Tổng quan về phần mềm Excel

Microsoft Excel là một chương trình chuyên về các công việc tính toán, phân tích và trình bày bảng tính một cách trực quan. Hỗ trợ người dùng rất nhiều trong quá trình làm việc của mình.

Tại sao lại cần học Excel

Việc thành thạo Excel giúp bạn có nhiều cơ hội hơn trong việc làm và còn nhiều mặt lợi khác nữa như là:

• Tăng năng suất làm việc.
• Quản lý dữ liệu tốt hơn.
• Mở rộng cơ hội nghề nghiệp.

Bắt đầu với học Excel cơ bản

Giao diện khi mở Excel

Khi tạo 1 Workbook mới thì đây sẽ là thứ bạn nhìn thấy đầu tiên, hãy cùng mình tìm hiểu những phần này nha.

1. Ribbon: Đây là thanh công cụ chứa các tab như Home, Insert, Page Layout,...
2. Trang tính (Worksheet): Là không gian làm việc chính trong Excel, nơi bạn sẽ nhập và xử lý dữ liệu.
3. Ô (Cell): là đơn vị cơ bản trong trang tính, mỗi ô được xác định bởi địa chỉ gồm cột và dòng.
4. Dòng (Row) và Cột (Column): Các dòng (Row) được đánh số theo chiều ngang và các cột(Column) được đánh chữ cái theo chiều dọc.
5. Sheet Tabs: Các thẻ ở dưới cùng của giao diện cho phép bạn chuyển đổi giữa các trang tính khác nhau.

Tạo và lưu một Workbook mới

Để tạo một Workbook mới, bạn chỉ cần mở Excel và chọn "Blank Workbook".

Để lưu, các bạn chọn vào thẻ File, sau đó là Save As và đặt tên cho File, chọn định dạng lưu và vị trí lưu trữ mà các bạn mong muốn.

Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

Nhập dữ liệu vào các ô bằng cách nhấp vào ô đó và gõ thông tin. 

Để chỉnh sửa, bạn chỉ cần nhấp đúp vào ô hoặc chọn ô và chỉnh sửa trong thanh công thức như hình dưới đây là được nha.

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Muốn sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel thì mình sẽ sử dụng công cụ Sort & Filter trong tab Home. Công cụ này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể mà các bạn muốn.

Cách sử dụng công thức và hàm trong Excel cơ bản

Hàm (Function) là các công thức có sẵn trong Excel giúp thực hiện các phép tính nhanh chóng. Ví dụ:

• SUM: Tính tổng.
• AVERAGE: Tính trung bình.
• IF: Kiểm tra điều kiện và trả về giá trị "True" hoặc "False".

Để nhập hàm, bạn bắt đầu bằng dấu "=" và gõ tên hàm, sau đó nhập các tham số vào trong ngoặc đơn.

Các kiểu dữ liệu trong Excel

Excel hỗ trợ nhiều loại dữ liệu như:

• Số (Number): Dữ liệu dạng số.
• Văn bản (Text): Dữ liệu dạng chữ.
• Ngày tháng (Date): Dữ liệu ngày, tháng, năm.
• Boolean: Dữ liệu có dạng Đúng hoặc Sai (TRUE/FALSE).

Định dạng và tùy chỉnh trong Excel

Khi đã làm tạo xong một trang tính rồi thì thứ tiếp theo bạn cần sẽ là trang trí (hay còn gọi là định dạng) cho trang tính đó, bạn có thể định dạng ô bằng cách chọn ô và sử dụng các tùy chọn trong tab Home như font chữ, màu nền, viền ô,...

Các dạng đồ thị có sẵn trong Excel

Trong tab Insert, bạn có thể chọn các loại đồ thị như hình dưới, tùy theo nhu cầu mà bạn sẽ chọn đồ thị nào trong các loại ở đây. Việc tạo đồ thị còn giúp cho việc biểu diễn các giá trị, các số liệu một cách trực quan hơn.

Tạo và quản lý bảng trong Excel

Để tạo bảng, bạn bôi đen vùng dữ liệu mà các bạn muốn tạo bảng và nhấp vào tab Insert, sau đó chọn Table. Bảng sẽ giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn nhờ các công cụ sắp xếp, lọc và tính toán tự động.

Các chức năng nâng cao của Excel

Sau khi đã xem qua và nắm được một số kiến thức cơ bản của Excel, đây là lúc bạn cần xem thêm một vài kiến thức có tính chuyên môn cao hơn để tăng thêm khả năng làm việc và sử dụng công cụ Microsoft Excel.

VLOOKUP và HLOOKUP

• VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị theo cột.
• HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị theo hàng.

Hai hàm trên sẽ là hai công cụ đắc lực hỗ trợ bạn tìm kiếm dữ liệu mà bạn mong muốn.

Conditional Formatting

Conditional Formatting cho phép bạn định dạng ô dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn có thể làm nổi bật các ô có giá trị lớn hơn 100 hoặc nhỏ hơn 50 bằng màu sắc khác nhau.

Mẹo và thủ thuật khi sử dụng Excel

Nắm được các kiến thức căn bản cũng như nâng cao sẽ giúp bạn có thể sử dụng Excel trong công việc của mình, nhưng mà việc biết thêm một số mẹo nữa sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình làm việc.

Các phím tắt thông dụng trong Excel

• Ctrl + C: Sao chép.
• Ctrl + V: Dán.
• Ctrl + Z: Hoàn tác.
• Ctrl + Y: Làm lại.
• Ctrl + S: Lưu.

Cách xử lý lỗi trong Excel

Khi gặp các lỗi phổ biến như #DIV/0!, #N/A, #VALUE! các bạn có thể xử lý nó bằng cách kiểm tra lại công thức, dữ liệu đầu vào hoặc sử dụng các hàm kiểm tra lỗi như IFERROR.

Video Hướng Dẫn Tự Học Excel Cơ Bản Đến Nâng Cao

Kết luận

Việc học Excel cơ bản từ A-Z không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển trong sự nghiệp. Bằng cách nắm vững các kỹ năng cơ bản và nâng cao trong Excel, bạn sẽ tự tin hơn trong việc xử lý và phân tích dữ liệu.