10 Bí Kíp Excel Giúp Dân Văn Phòng Làm Việc Hiệu Quả

Trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ giới thiệu với các bạn 10 bí kíp, thủ thuật Excel thú vị mà mình cho là rất hữu ích giúp những người dân văn phòng như chúng ta làm việc hiệu quả hơn, từ đó hiệu suất công việc sẽ được gia tăng đáng kể. Hãy cùng mình bắt đầu nhé!

AutoCorrect

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Đầu tiên chính là tính năng AutoCorrect, tính năng này đặc biệt hữu ích trong trường hợp bạn phải nhập liệu dữ liệu lớn và có nhiều dữ liệu trùng nhau. Tính năng này cho phép bạn nhập tắt một chuỗi kí tự nào đó, sau khi ấn Enter thì sẽ tự động hiện ra chuỗi kí tự khác mà mình đã cài đặt (ví dụ nhập pkt sẽ thành phòng kế toán). Trước tiên bạn ấn vào thẻ File rồi chọn Options ở dưới cùng góc bên trái. Lúc này hộp thoại Excel Options sẽ hiện ra, các bạn chọn mục Proofing rồi chọn AutoCorrect Options.

mở hợp thoại excel options

Sau khi hộp thoại AutoCorrect hiện ra, ở mục Replace các bạn nhập chuỗi kí tự viết tắt còn ở mục With nhập chuỗi kí tự thay thế. Sau khi xong thì ấn nút Add ngay bên dưới để lưu. Để xóa một chuỗi đã thêm trước đó thì các bạn chọn chuỗi rồi ấn nút Delete để xóa.

thêm auto correct mới

Co dãn chữ vừa ô Excel

Tiếp theo là cách để co dãn chữ sao cho vừa ô trong Excel, nghĩa là nội dung trong ô đó sẽ tự động thay đổi kích cỡ để có thể hiển thị được trong ô đó dù chiều rộng là không nhiều. Đầu tiên, các bạn bôi đen vùng dữ liệu, ấn chuột phải rồi chọn Format Cells.

chọn vùng dữ liệu để format cell

Ở hộp thoại Format Cells hiện lên, các bạn chọn tab Alignment rồi ở mục Text control ấn chọn Shrink to fit. Lúc này thì những nội dung lúc trước không hiển thị được giờ kích cỡ sẽ giảm xuống và bạn có thể đọc được.

chọn shrink to fit

Tạo form tự động

Trong trường hợp các bạn phải nhập nhiều dữ liệu và không muốn phải ấn các nút mũi tên hay tab để chuyển qua các ô khác liên tục, vậy thì tạo form tự động sẽ là cách tốt nhất. Trước tiên hãy chọn một ô đang chứa dữ liệu trong bảng của bạn rồi ấn tổ hợp phím Alt + D + O. Ngay lập tức, một hộp thoại có tên là tên sheet hiện tại sẽ hiện lên. Tại cột bên trái các bạn có thể nhập các thông tin tương ứng với các tiêu đề có trong bảng dữ liệu, cột bên phải sẽ là các lựa chọn thêm mới, xóa, phục hồi, xem dữ liệu trước, xem dữ liệu sau.

tạo form tự động trong excel

Bảo vệ cell

Nếu các bạn là một người quản lý, muốn giao file Excel cho nhân viên của mình để nhập liệu nhưng có một số ô không muốn bị thay đổi thì hãy sử dụng cách bảo vệ cell. Các bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn bảo vệ trước rồi ấn chuột phải, sau đó chọn Format Cells.

chọn vùng dữ liệu muốn bảo vệ

Trong hộp thoại Format Cells, các bạn chọn mục Protection rồi ấn chọn vào Locked.

khóa vùng dữ liệu đã chọn

Bước cuối cùng, ở thẻ Review các bạn chọn Protect Sheet. Lúc này hộp thoại mới hiện lên, các bạn nhập mật khẩu rồi ấn OK để thực thi việc bảo vệ sheet. Lưu ý rằng sau đó hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa.

đặt mật khẩu bảo vệ

Ngăn không cho nhập trùng dữ liệu

Trong dữ liệu thì sẽ có một số thuộc tính không được trùng nhau ví dụ như mã nhân viên, căn cước công dân,… Để ngăn không cho nhập trùng dữ liệu thì đầu tiên các bạn chọn cột chứa dữ liệu đó, ở thẻ Data chọn Data Validation. Ở hộp thoại hiện lên, tại mục Formula các bạn nhập =COUNTIFS(B:B,B1)<2 (B chính là tên cột mà bạn đã chọn) rồi ấn OK.

không cho nhập trùng trong excel

Để thay đổi thông báo lỗi khi nhập trùng các bạn chuyển quả tab Error Alert rồi ở mục Error Message nhập nội dung mà bạn muốn thông báo khi có người nhập trùng dữ liệu.

thông báo lỗi khi nhập trùng

Tính năng Justify

Để cắt dữ liệu xuống hàng dưới khi dữ liệu quá dài. Các bạn bôi đen giới hạn để cắt (ví dụ dữ liệu của bạn kéo dài từ cột A đến cột F nhưng bạn chỉ muốn đến cột C thì xuống hàng thì các bạn bôi đen dữ liệu chứa trong 3 cột A, B và C), ở thẻ Home chọn Fill rồi chọn Justify.

chọn justify dữ liệu

Tự tính tổng (AutoSum)

Một thủ thuật rất hay khác đó là tự tính tổng từ một bảng dữ liệu có sẵn. Thủ thuật này rất đơn giản, các bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu để hiển thị tổng, sau đó ấn tổ hợp phím Alt + = là hệ thống sẽ tự động tính toán giúp các bạn.

chọn vùng cần tính tổng

Xuống dòng trong cell

Khi nhập dữ liệu, đôi khi các bạn sẽ muốn xuống dòng để tiếp tục nhập nhưng khi ấn Enter thì lại nhảy qua ô khác. Đây là một vấn đề muôn thuở trong Excel tuy nhiên đối với những người mới tiếp cận sẽ không biết. Để xuống dòng trong cell các bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Alt + Enter rồi tiếp tục nhập liệu.

Chuyển nhanh hai file

Trong khi bạn đang làm việc với 2 file Excel khác nhau, thay vì phải rê chuột xuống dưới cùng màn hình rồi ấn chuột chuyển qua lại giữa hai file sẽ mất rất nhiều thời gian, các bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Tab để di chuyển giữa hai file.

Copy định dạng (Format Painter)

Cuối cùng chính là thủ thuật copy định dạng với Format Painter, đây cũng là một trong số những thủ thuật thú vị được sử dụng nhiều. Đầu tiên các bạn chọn vùng dữ liệu để copy định dạng, ở thẻ Home chọn Format Painter. Sau đó các bạn cần áp dụng định dạng của vùng dữ liệu đã chọn cho ô nào thì chỉ cần giữ chuột và kéo (giống thao tác bôi đen) và những ô đó sẽ có định dạng hoàn toàn giống với vùng dữ liệu đã chọn. Chúc các bạn thực hành tốt!

copy định dạng với format painter