10 Thủ Thuật Excel Hay Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu

Video hướng dẫn

Phân tích nhanh

Đầu tiên mình muốn nói đến tính năng phân tích nhanh (Quick Analysis) trong Excel. Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất vì nó sẽ giúp các bạn làm được rất nhiều việc chỉ bằng một thao tác chuột. Sau khi bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu, ở góc dưới bên phải sẽ xuất hiện một ô nhỏ, các bạn ấn vào nút đó để hiển thị bảng Quick Analysis. Năm tính năng chính là định dạng, tạo biểu đồ, tính toán, tạo bảng và biểu thị dữ liệu. Các bạn tùy thuộc vào từng tình huống mà có thể sử dụng những tính năng được cung cấp sao cho hiệu quả nhất.

Lọc theo điều kiện

Tiếp theo là tính năng lọc theo điều kiện, để mở tính năng này ở thẻ Data các bạn chọn Filter. Lúc này thì ở bên phải các ô tiêu đề trong bảng dữ liệu của bạn sẽ có một nút mũi tên chỉ xuống. 

Các bạn ấn vào nút này rồi chọn hoặc bỏ chọn những điều kiện mong muốn rồi ấn OK. Ngay lập tức thì dữ liệu của các bạn sẽ được tiến hành lọc và chỉ còn hiển thị những dữ liệu thỏa mãn điều kiện bạn vừa lựa chọn.

Ngoài ra, các bạn còn có thể lọc theo một số điều kiện có sẵn như bằng, không bằng, lớn hơn, nhỏ hơn,… bằng cách chọn Number Filters rồi chọn loại điều kiện lọc mà bạn cần.

Di chuyển nhanh

Trong trường hợp dữ liệu của bạn lớn, có hàng ngàn dòng và cột thì việc di chuyển đến một ô ở góc sẽ tốn khá nhiều thời gian. Để khắc phục việc này thì bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + nút mũi tên để di chuyển đến ô đầu tiên/cuối cùng của hàng/cột dựa theo hướng của nút mũi tên. Các bạn còn có thể chọn dữ liệu trong vùng dữ liệu của bạn theo hàng/cột bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + nút mũi tên.

Thay đổi độ rộng cột

Khi thấy các ô trong Excel quá nhỏ, không hiển thị hết nội dung mà bạn đang có trong ô đó thì đầu tiên hãy chọn toàn bộ cột đó, sau đó ấn đúp chuột vào một trong hai đường biên bên trái hoặc bên phải của cột đó. Lúc này thì độ rộng của ô sẽ được tự động được thay đổi để hiển thị vừa đủ hết dữ liệu hiện đang có trong những ô thuộc cột đó. Ngoài ra, các bạn còn có thể chọn một lúc nhiều cột và thao tác ấn đúp chuột vào một đường biên bất kì của một trong số các cột đó để tất cả các cột vừa chọn đều được thay đổi độ rộng sao cho phù hợp.

Flash fill và auto fill

Một tính năng khác khá thú vị nhưng ít được sử dụng mà Excel cung cấp cho chúng ta đó là Flash Fill. Trong ví dụ ở hình bên dưới, mình chỉ ghi họ của người đầu tiên, sau đó ấn Ctrl + E thì lần lượt họ của những người còn lại cũng sẽ được hiển thị bên dưới.

Tiếp theo, tính năng mà bạn cần phải nắm rõ và được sử dụng rất nhiều trong Excel là Auto Fill. Tính năng này cho phép Excel tự động hiểu một hoặc nhiều ô dữ liệu bạn đã nhập, sau đó tự động điền dữ liệu vào những ô bên dưới. Ví dụ nếu bạn ghi số 1 ở ô đầu tiên, sau đó ấn vào nút dấu cộng ở góc dưới bên phải rồi kéo xuống thì những ô bên dưới sẽ đều có số 1. Còn nếu bạn ghi số 1 ở ô đầu tiên và số 2 ở ô bên dưới, sau đó chọn cả 2 ô rồi cũng thao tác như ví dụ trên thì những ô bên dưới sẽ có thứ tự tăng dần.

Tham chiếu tuyệt đối

Một trường hợp cũng thường xuyên gặp trong Excel là việc bạn cần tính toán dữ liệu từ 1 bảng và 1 ô cố định. Nếu làm như cách thông thường cho từng ô thì bạn sẽ chỉ chọn 2 ô cần tính toán. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng tính năng Auto Fill mình vừa giới thiệu phía trên để áp dụng cho những ô bên dưới thì dữ liệu được tính toán sẽ có sai xót vì kết quả tại ô này sẽ lấy dữ liệu từ những ô bên dưới của ô cố định chứ không lấy từ ô cố định đó. Vậy nên để tham chiếu tuyệt đối đến ô cố định đó, các bạn phải ấn nút F4 1 lần, lúc này thì trước tên hàng và tên cột của ô đó sẽ có thêm 1 dấu $.

Hoán đổi hàng/cột

Khi bạn muốn chuyển bảng dữ liệu từ dạng cột sang hàng, các bạn chọn bảng dữ liệu đó, ấn Ctrl + C rồi ấn chuột phải vào ô cần dán rồi chọn Paste Special.

Ở hộp thoại Paste Special hiện lên, các bạn ấn chọn Transpose rồi ấn OK. Lúc này thì dữ liệu của bạn bạn sẽ hiển thị dưới dạng hàng thay vì cột. Để chuyển đổi từ hàng sang cột các bạn cũng sẽ thao tác tương tự nhé.

Hiện công thức

Để hiển thị công thức tính toán của các ô trong Excel, các bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Ctrl + ~ và ấn tổ hợp phím đó thêm 1 lần nữa để tắt.

Tách thành nhiều cột

Nếu các bạn có một cột dữ liệu và muốn chia thành nhiều cột khác, đầu tiên hãy chọn cột đó rồi ở thẻ Data chọn Text to Columns.

Lúc này thì sẽ có một hộp thoại hiện lên và đưa ra 2 lựa chọn. Các bạn hãy chọn lựa chọn ở phía trên là Delimited rồi ấn Next, lựa chọn này sẽ cho phép bạn tách dữ liệu theo dấu có trong nội dung.

Ở mục Delimiters, các bạn chọn loại dấu dùng để tách dữ liệu. Trong ví dụ bên dưới thì mình sử dụng dấu phẩy nên có thể chọn mục Comma. Tuy nhiên để chắc chắn hơn thì các bạn cũng có thể chọn vào Other rồi nhập trực tiếp dấu tại đây. Sau khi thao tác xong thì ấn Finish và bạn sẽ thấy dữ liệu hiện đã được chia thành nhiều cột khác nhau.

Chèn ảnh chụp màn hình

Một tính năng phổ biến khác đó là chèn ảnh chụp màn hình vào Excel. Thao tác rất đơn giản, ở thẻ Insert các bạn chọn Screenshot rồi chọn Screen Clipping. Sau đó giữ chuột tạo 1 điểm rồi di chuyển chuột để điều chỉnh chiều dài và chiều rộng của ảnh được cắt. Sau khi thả chuột ra thì ảnh sẽ tự động được đưa vào trong Excel.