8 Mẹo Hay Và Cực Hữu Ích Trong Excel Cho Dân Văn Phòng Bạn Nên Biết
Excel là một công cụ mạnh mẽ trong việc xử lý và phân tích dữ liệu. Nhưng mà không phải ai trong chúng ta cũng có thể biết cách khai thác triệt để các tính năng hỗ trợ người dùng để nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, mình sẽ cho mọi người biết thêm về 8 mẹo hay trong Excel giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn và nâng cao hiệu suất trong công việc của bạn.
Sử dụng hàm thống kê trong Excel (COUNT và COUNTA)
Hàm thống kê là công cụ quan trọng để đếm và phân tích dữ liệu trong Excel. Nó giúp bạn nắm được số lượng dữ liệu trong phạm vi mà bạn muốn, hỗ trợ bạn trong quá trình phân tích dữ liệu và có thể tự động cập nhật khi dữ liệu trong bảng tính bị thay đổi. Hai hàm thống kê cơ bản nhất trong Excel là hàm COUNT và hàm COUNTA.
COUNT: Đếm số ô chứa số.
COUNTA: Đếm số ô không trống.
Cách dùng: Bạn chỉ cần nhập tên hàm, quét chọn vùng cần thống kê, sau đó bấm Enter là xong.
Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu và muốn biết có bao nhiêu mục là số, bạn có thể sử dụng COUNT. Để biết có bao nhiêu mục không trống, dùng COUNTA.
Nhập ngày tháng năm tự động
Khi làm việc với dữ liệu liên quan đến thời gian, việc nhập ngày, tháng, năm thủ công có thể mất nhiều thời gian, chưa kể là việc bạn có thể vô tình nhập sai thông tin vào bảng tính. Thay vào đó, hãy sử dụng phím tắt để có thể tự động điền thời gian hiện tại giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc. Phím tắt: Ctrl + ;
Chuyển đổi dòng thành cột và ngược lại
Mẹo này sẽ hữu ích khi mà bạn muốn thay đổi bố cục của trang tính hiện tại vì mục đích cá nhân hay mục đích tập thể. Bạn có thể chuyển trang tính đang có bố cục dạng dọc sang dạng ngang.
Cách thực hiện:
1. Chọn phạm vi dữ liệu cần chuyển đổi.
2. Bấm chuột phải và chọn Copy.
3. Chọn vị trí bạn muốn dán dữ liệu ra và nhấp chuột phải, chọn Paste Special.
4. Chọn Transpose và nhấn OK.
Cố định dòng hoặc cột tiêu đề
Khi bạn làm việc với bảng tính lớn, việc cuộn màn hình sẽ làm mất tiêu đề hàng hoặc cột gây ra nhiều bất tiện trong quá trình làm việc. Mẹo này giúp bạn cố định tiêu đề hàng hoặc cột để luôn hiển thị trên màn hình, dù bạn cuộn xuống cuối bảng tính.
Cách thực hiện:
Vào tab View, chọn Freeze Panes, sau đó chọn Freeze Top Row (Cố định dòng đầu tiên) hoặc Freeze First Column (Cố định cột đầu tiên).
Sao chép dữ liệu trong Excel bằng phím tắt
Phím tắt:
Sao chép: Ctrl + C
Dán: Ctrl + V
Lợi ích:
Sử dụng phím tắt này giúp bạn sao chép và dán dữ liệu nhanh chóng, cải thiện hiệu quả làm việc.
Tạo vùng in tùy chọn
Khi bạn chỉ muốn in một phần cụ thể của bảng tính, việc thiết lập vùng in giúp bạn in đúng phần dữ liệu cần thiết mà không lãng phí giấy và mực in.
Cách thực hiện:
1. Tô đen vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
2. Vào thẻ Page Layout, chọn Print Area.
3. Trong Tab Sheet chọn vào icon như hình dưới, rồi quét chọn vùng mà bạn muốn in, nhấn Enter là xong.
Chuyển đổi qua lại giữa các sheet tabs bằng phím tắt
Khi làm việc với nhiều Sheet tabs thì việc có thể chuyển đổi qua lại nhanh chóng giữa những thứ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mà bạn làm việc.
Phím tắt:
Chuyển tới sheet kế tiếp: Ctrl + Page Down.
Chuyển tới sheet trước đó: Ctrl + Page Up.
Định hướng con trỏ sau khi nhấn Enter
Lý do nên định hướng con trỏ:
Mặc định, sau khi bạn nhập liệu và nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô tiếp theo. Bạn có thể tùy chỉnh việc con trỏ sẽ di chuyển đi đâu để thuận tiện cho công việc của bạn, cũng như là tiết kiệm thời gian khi làm việc
Cách thực hiện:
1. Vào File -> Options.
2. Chọn Advanced.
3. Tại mục Editing options, tích chọn After pressing Enter, move selection và chọn hướng di chuyển mong muốn (Up, Down, Left, Right).
Tải file thực hành tại đây.
Kết bài
Trên đây là 8 mẹo trong Excel giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Mình chúc các bạn áp dụng thành công.
CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY