8 Tính Năng Của Google Sheet Mạnh Hơn Excel

Trong quá trình xử lý dữ liệu hiện nay, công cụ thường được dùng nhất là Excel và Google Sheet. Tuy nhiên, trong Google Sheet lại có tính năng mạnh hơn Excel. Hãy cùng mình tìm hiểu những tính năng dưới bài viết này nhé!

Video hướng dẫn

1. Tự động loại trừ các ô trống

Mình có bảng dữ liệu như bên dưới:

hình dữ liệu

Bạn muốn tìm kiếm những dữ liệu trong bảng trên nhưng bảng dữ liệu thì rất là dài và bạn không thể nào tìm kiếm hết và nhanh được. Tuy nhiên mình có mẹo giúp cho bạn tìm kiếm những nội dung, dữ liệu cực nhanh bằng tính năng Drop Down Lists trong Google Sheets. 

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn chọn vị trí hiển thị danh sách Drop-Down, sau đó nhấn chuột phải chọn vào Data Validation hoặc nếu trang tính của bạn là tiếng việt thì bạn chọn vào Xác thực dữ liệu.

hình ảnh chọn data validation

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Tiêu chí: Ô đầu bạn tùy chọn vào Danh sách từ một dải ô và ô thứ hai bạn bôi đen dữ liệu để hiển thị trong danh sách thả xuống.

hình ảnh thiết lập trong data validation

Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thành.

hình ảnh hoàn thành danh sách

Bạn có thể gõ chữ đầu để tìm dữ liệu theo danh sách hoặc bạn có thể lướt tìm dữ liệu trong list danh sách thả xuống.

Lưu ý: Bạn có thể thêm dữ liệu vào bảng dữ liệu gốc thì tự động trong list danh sách thả xuống sẽ tự động cập nhật thêm vào.

Tiếp tục list danh sách dữ liệu trên thì bạn sẽ thấy những dữ liệu bị trùng trong cột bạn chọn để hiển thị Drop Down Lists, khi dữ liệu hiển thị trong list danh sách sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau chỉ hiển thị giá trị duy nhất mà thôi. Điều đó cũng rất hay và tốt khi bạn xử lý dữ liệu bị trùng nhau.

hình ảnh xóa dữ liệu bị trùng

2. Hàm Split 

Với chức năng tách dữ liệu, Split giúp bạn có thể tách dữ liệu ra thành nhiều cột khác nhau. Bằng cách bạn gõ công thức sau: =SPLIT(A3;" ")

Giải thích: A3: Ô chứa dữ liệu cần tách.
                  " ": Kí tự phân cách.

hình dữ liệu phân tách

Lưu ý: Điều đặc biệt hơn là bạn có thể thêm nhiều dấu phân tách trong công thức để tách dữ liệu.

hình ảnh dùng nhiều dấu tách

3. Làm mới tự động cho bảng PivotTable

Tiếp tục bảng dữ liệu trong tính năng 1. Tạivùng dữ liệu này, để tạo ra bảng PivotTable bạn sẽ vào Insert => PivotTable.

hình ảnh tạo pivottable

Hiện ra bảng  Create pivottable, ở mục Data range: là chứa vùng dữ liệu bạn muốn tạo PivotTable, mục Insert to:

  • New Worksheet: nếu chọn phần này thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.
  • Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.

hình thao tác bảng create pivottable

Tiếp theo, bạn nhấn OK để hoàn thành. Sau đó bạn sẽ chọn trường dữ liệu hiển thị theo yêu cầu.

hình hoàn thành bảng pivottable

Đặc biệt hơn là khi bạn thêm dữ liệu vào bảng bảng dữ liệu cũ thì trong bảng Pivottable cũng tự cập nhật mới dữ liệu cho bạn luôn nhé!

4. Tìm kiếm và thay thế với Regex

Regex hay còn được gọi là vụm từ viết tắc thông dung. 

Trong tính năng này, mình sẽ dựa vào bảng dữ liệu của tính năng 2: 

Giả sử: Bạn muốn ẩn tên lót trong cột tên, chỉ giữ lại Họ và tên của dữ liệu bảng chọn.

Các bước thực hiện:

Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen cột dữ liệu bằng cách chọn một ô bất kì trong bảng dữ liệu sau đó nhấn CTRL + A.

Tiếp theo, bạn nhấn CTRL + H để hiển thị ra hộp thoại Find and Replace. Trong mục: Find bạn gõ ((.+) .+ (.+), mục Replace with: bạn gõ $1 $2, mục Search: bạn chọn vào Match caseSearch using regular expressions.

hình thiết lập trong bảng find and replace

Tiếp theo, bạn nhấn vào Replace all để bỏ tất cả các tên lót.

hình ảnh sau khi xóa tên lót

5. Chèn mã QR với hàm IMAGE trong Trang tính

Trong dữ liệu, bạn muốn thêm mã QR vào trong trang tính của mình. Đừng lo, trong Google Sheet không chỉ cho phép tải ảnh lên mà còn cho phép chèn ảnh bằng đường link URL nhanh chóng với hàm IMAGE. Bạn gõ: =IMAGE("http://pngimg.com/uploads/qr_code/qr_code_PNG3.png")

Giải thích: "http://pngimg.com/uploads/qr_code/qr_code_PNG3.png" chính là đường link của hình mã QR.

6. Dịch ngôn ngữ bằng hàm

Bạn là người chuyên dịch ngôn ngữ này sang nhiều ngôn ngữ khác hoặc bạn là người đam mê ngôn ngữ. Thật tuyệt vời, trong GoogleSheet có hàm giúp bạn dịch lần lượt các nội dung mà bạn muốn sang nhiều ngôn ngữ khác theo yêu cầu chỉ với hàm GOOGLETRANSLATE. Bằng cách làm cực kỳ đơn giản, tại ô muốn hiển thị, bạn gõ: =GOOGLETRANSLATE(A2;"en";"vi")

Giải thích: A2: Ô chứa nội dung muốn dịch.
                  en: Dịch từ ngôn ngữ tiếng anh.
                  vi: Dịch sang ngôn ngữ tiếng việt.

hình ảnh dich ngôn ngữ

Hoặc bạn muốn dịch từ tiếng việt sang tiếng hàn:

hình ảnh dịch sang tiếng hàn

7. Trò chuyện bên trong bảng tính

Giả sử, trong trang tính của bạn, bạn muốn chia sẻ dữ liệu này với mọi người khác để cùng nhau sửa hoặc nhận góp ý từ mọi người để dữ liệu trong trang tính của bạn hoàn chỉnh và tốt hơn. Bằng cách tại bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn chia sẻ, bạn chọn vào nút Share phía trên bên phải giao diện.

Sau đó, bạn gõ Email người mà bạn muốn chia sẻ tới hoặc bạn có thể copy link và gửi cho mọi người cùng vào.

hướng dẫn chia sẻ dữ liệu

Sau khi mọi người truy cập vào và bạn có thể trao đổi với bạn bè và nhận mọi góp ý của mọi người.

hình ảnh trò chuyện

8. Chức năng truy vấn dữ liệu trong GoogleSheet

Ngoài cách lọc dữ liệu bằng sử dụng các bộ lọc thì trong GoogleSheet có hàm lọc dữ liệu cực nhanh và chính xác giúp bạn có thể tra cứu và lọc dữ liệu theo bất kỳ định dạng nào bạn muốn với hàm QUERY.

Để lọc dữ liệu bằng hàm, bạn sẽ gõ: =QUERY(A1:D51;"SELECT * WHERE C = 'Cookies'";1)

hình sử dụng bộ lọc dữ liệuVậy là mình đã giới thiệu xong cho các bạn 8 tính năng của Google Sheet tốt hơn Excel. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn. Nếu thấy bài viết hay, đừng quên đánh giá bài viết bên dưới giúp mình nhé!

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data

HÌNH ẢNH HỌC VIÊN

học vi tính văn phòng trung tâm tin học Sao Việt học máy vi tính văn phòng trung tâm dạy tin học văn phòng lớp học máy tính văn phòng khóa học tin học Excel khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy vi tính học vi tính cho người đi làm khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy tính khóa học vẽ Autocad 2D - 3D
TOP