Các Hàm Trong Excel Thường Dùng Cho Nghiệp Vụ Kế Toán
Nếu bạn đang làm kế toán, việc nắm vững các công thức và hàm trong Excel thường dùng trong nghiệp vụ kế toán là vô cùng quan trọng để quản lý sổ sách và tính toán lương, công nợ, kho, nhập xuất tồn một cách chính xác. Trong bài viết này, Trung Tâm Đào Tạo Sao Việt sẽ hướng dẫn cách sử dụng các hàm như VLOOKUP, SUMIF, SUBTOTAL, cùng các công thức thường dùng trong kế toán. Tại Sao Việt, bạn sẽ được cung cấp kiến thức chuyên sâu và tham gia các khóa học kế toán từ cơ bản đến nâng cao.
1. Hàm LEFT trong Excel
Cú pháp hàm LEFT: LEFT(text, số ký tự cần lấy)
Hàm LEFT giúp bạn lấy một số ký tự từ bên trái của chuỗi văn bản. Dưới đây là các ví dụ minh họa:
- VD1: LEFT("ketoansaoviet", 6) = "ketoan"
Giải thích: Hàm sẽ lấy 6 ký tự đầu tiên từ chuỗi "ketoansaoviet".
- VD2: LEFT("ketoansaoviet", 12) = "ketoansaovie"
Giải thích: Hàm lấy 12 ký tự từ chuỗi "ketoansaoviet".
- VD trên Excel: LEFT(B3, 2)
Giải thích: Lấy 2 ký tự đầu tiên từ ô B3.
Hàm LEFT là công cụ hữu ích để xử lý dữ liệu văn bản trong Excel, giúp tăng hiệu quả làm việc.
2. Hàm VLOOKUP Trong Excel
Cú pháp hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò)
Ví dụ:
=VLOOKUP(D10,$H$9:$I$12,2,0): Dò tìm mã "A" trong bảng từ H9 đến I12, trả về giá trị từ cột thứ E10 kết quả xếp loại.
Các trường hợp sử dụng phổ biến:
-
Lấy tên hàng hóa từ bảng Danh mục hàng hóa để đưa vào Bảng Nhập Xuất Tồn.
-
Tra cứu đơn giá hàng hóa từ bảng Danh mục hàng hóa để ghi nhận trong Phiếu Xuất kho.
-
Tìm mã tài khoản, tên tài khoản từ Danh mục tài khoản để áp dụng vào các bảng cân đối như CĐPS, Sổ 131, 331.
-
Dò tìm số khấu hao lũy kế từ kỳ trước dựa trên bảng phân bổ tài sản cố định (242, 214).
Với hàm VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau, giúp công việc kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
3. Hàm LEN Trong Excel
Cú pháp hàm LEN: LEN(text)
Hàm LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự trong một chuỗi văn bản, bao gồm cả khoảng trắng và ký tự đặc biệt.
Ví dụ:
- LEN("ketoansaoviet") = 13
(Hàm sẽ trả về 13 vì chuỗi "ketoansaoviet" có 13 ký tự.)
- LEN("Excel Training") = 14
(Hàm đếm cả khoảng trắng, nên chuỗi "Excel Training" có tổng cộng 14 ký tự.)
Hàm LEN rất hữu ích trong việc kiểm tra độ dài của dữ liệu khi bạn làm việc với các chuỗi văn bản, mã sản phẩm, hoặc các trường thông tin khác.
4. Hàm SUMIF Trong Excel
Cú pháp hàm SUMIF: =SUMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)
Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các ô trong một phạm vi khi các ô này đáp ứng một điều kiện cụ thể.
Ví dụ ứng dụng:
-
Tổng hợp số liệu từ sổ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh Tài khoản.
-
Tính tổng từ Phiếu Nhập Kho (PNK) và Phiếu Xuất Kho (PXK) lên Bảng Nhập Xuất Tồn.
-
Tổng hợp dữ liệu từ sổ NKC lên cột Phát sinh Nợ và Phát sinh Có của Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng.
-
Sử dụng hàm để kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
Ví dụ cụ thể:
=SUMIF(A2:A9,"<=9")
Tính tổng các giá trị trong vùng từ A2 đến A9 với điều kiện các giá trị này nhỏ hơn hoặc bằng 9.
5. Hàm SUBTOTAL trong Excel
Cú pháp hàm SUBTOTAL: =SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, …)
Hàm SUBTOTAL được sử dụng để tính toán các phép tính như tổng, trung bình, hay đếm cho một nhóm dữ liệu con trong danh sách hoặc bảng, tùy thuộc vào loại phép tính được chỉ định trong function_num.
Ví dụ, hàm này thường được dùng để:
-
Tính tổng phát sinh trong một kỳ kế toán.
-
Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1.
-
Tính số tiền tồn cuối ngày.
Ví dụ minh họa:
=SUBTOTAL(9, A2:A20)
Hàm này tính tổng giá trị các ô từ A2 đến A20 (với 9 đại diện cho phép tính tổng).
6. Hàm MID trong Excel
Cú pháp hàm MID: =MID(chuỗi ký tự, vị trí bắt đầu, số ký tự cần lấy)
Hàm MID dùng để trích xuất một chuỗi con từ vị trí chỉ định trong chuỗi ký tự gốc, với số lượng ký tự mong muốn.
Ví dụ:
- MID(“ketoansaoviet”,7,8) = saoviet
Lấy 8 ký tự, bắt đầu từ vị trí thứ 7 trong chuỗi "ketoansaoviet".
- MID(“ketoansaoviet”,3,4) = toan
Lấy 4 ký tự, bắt đầu từ vị trí thứ 3 trong chuỗi "ketoansaoviet".
Hàm này rất hữu ích khi bạn cần tách các phần cụ thể của một chuỗi dữ liệu lớn.
7. Hàm IF trong Excel
Cú pháp hàm IF: =IF(Điều kiện, Giá trị khi đúng, Giá trị khi sai)
Hàm IF là một hàm logic trong Excel, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.
Ví dụ:
- =IF(A2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG
Nếu giá trị ở ô A2 lớn hơn hoặc bằng 4, hàm sẽ trả về "DUNG", ngược lại sẽ trả về "SAI".
- =IF(A2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI
Trong trường hợp giá trị ở ô A2 nhỏ hơn 5, hàm sẽ trả về "SAI".
Hàm IF rất hữu ích trong việc xử lý các bài toán logic hoặc đưa ra quyết định dựa trên điều kiện cụ thể.
8. Hàm SUM trong Excel
Cú pháp hàm SUM: =SUM(Number1, Number2, ...)
Hàm SUM trong Excel được sử dụng để cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu hoặc các số cụ thể mà bạn chỉ định. Đây là một trong những hàm cơ bản và phổ biến nhất, giúp tính tổng nhanh chóng và hiệu quả.
Number1, Number2... là các tham số đại diện cho các số hoặc ô dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.
Ví dụ:
- =SUM(A1:A5) sẽ cộng tất cả các giá trị từ ô A1 đến A5.
- =SUM(10, 20, 30) sẽ trả về kết quả là 60.
Hàm SUM thường được sử dụng trong các báo cáo tài chính, tính toán tổng giá trị bán hàng, tổng chi phí, và nhiều mục đích khác trong công việc kế toán và quản lý dữ liệu.
9. Hàm MAX trong Excel
Cú pháp hàm MAX: =MAX(Number1, Number2, ...)
Hàm MAX giúp bạn tìm ra số lớn nhất trong một dãy số hoặc vùng dữ liệu được chỉ định. Đây là một công cụ hữu ích để xác định giá trị cao nhất trong các bảng dữ liệu lớn.
Number1, Number2... là các tham số đại diện cho các số hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.
Ví dụ:
-
=MAX(A1:A10) sẽ trả về giá trị lớn nhất trong phạm vi từ ô A1 đến A10.
-
=MAX(5, 20, 15) sẽ trả về giá trị là 20.
Hàm MAX thường được sử dụng trong kế toán và quản lý dữ liệu để xác định mức giá trị cao nhất trong các bảng lương, doanh thu, hay bất kỳ bảng dữ liệu nào.
10. Hàm MIN trong Excel
Cú pháp hàm MIN: =MIN(Number1, Number2, ...)
Hàm MIN giúp bạn tìm ra số nhỏ nhất trong một dãy số hoặc vùng dữ liệu được chọn. Đây là công cụ hữu ích để xác định giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp số liệu.
Number1, Number2... là các tham số đại diện cho các số hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
Ví dụ:
-
=MIN(A1:A10) sẽ trả về giá trị nhỏ nhất trong phạm vi từ ô A1 đến A10.
-
=MIN(5, 20, 15) sẽ trả về giá trị là 5.
Hàm MIN thường được sử dụng trong kế toán và phân tích dữ liệu để tìm ra giá trị nhỏ nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận diện các số liệu thấp nhất trong các bảng báo cáo tài chính hay danh sách dữ liệu lớn.
11. Hàm AND trong Excel
Cú pháp hàm AND: =AND(đối 1, đối 2, ...)
Hàm AND thực hiện phép logic "VÀ" (AND), tức là nó chỉ trả về giá trị TRUE (đúng) nếu tất cả các đối số đều đúng. Nếu bất kỳ đối số nào sai, hàm sẽ trả về giá trị FALSE.
Logical1, Logical2, ... là các biểu thức điều kiện hoặc giá trị logic mà bạn muốn kiểm tra.
Ví dụ:
- =AND(D7>0, D7<5000) sẽ trả về TRUE nếu giá trị trong ô D7 lớn hơn 0 và nhỏ hơn 5000.
Lưu ý:
-
Các đối số phải là giá trị logic hoặc tham chiếu đến các giá trị logic.
-
Nếu đối số là giá trị văn bản hoặc NULL (trống), giá trị đó sẽ bị bỏ qua.
-
Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic, hàm sẽ trả về lỗi #VALUE!.
Hàm AND thường được sử dụng trong việc kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc, đặc biệt trong các bảng tính liên quan đến phân tích dữ liệu hoặc đánh giá các tiêu chí phức tạp.
12. Hàm OR trong Excel
Cú pháp: =OR(đối 1, đối 2, ...)
Hàm OR thực hiện phép logic "HOẶC" (OR), nghĩa là nó trả về giá trị TRUE (đúng) nếu bất kỳ một đối số nào là đúng. Hàm chỉ trả về FALSE (sai) khi tất cả các đối số đều sai.
Logical1, Logical2, ... là các biểu thức điều kiện hoặc giá trị logic mà bạn muốn kiểm tra.
Ví dụ:
- =OR(F6>DATE(2024,1,29), F6>DATE(2002,1,29)) sẽ trả về TRUE nếu giá trị trong ô F6 lớn hơn ngày 29 tháng 1 năm 2024 hoặc ngày 29 tháng 1 năm 2002. Nếu giá trị trong ô F6 nhỏ hơn cả hai ngày này, hàm sẽ trả về FALSE.
Lưu ý:
- Các đối số của hàm phải là giá trị logic hoặc các biểu thức điều kiện.
Hàm OR thường được sử dụng khi cần kiểm tra nhiều điều kiện và muốn biết nếu ít nhất một trong số đó là đúng.
CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY