Giảm dung lượng file excel - Khắc phục Excel chạy chậm, bị treo màn hình khi đang sử dụng

Những phương pháp giúp xử lý tình trạng Excel xử lý chậm

• Hạn chế tô màu cho ô excel, tắt đường kẻ gridlines trong Tab View

• Bỏ thiết lập Auto Filter, chỉ thiết lập các cột auto filter cần sử dụng

• Hạn chế thiết lập data validation, conditional formating hoặc chỉ thiết lập trong phạm vi dữ liệu có sử dụng

• Lưu file dưới dạng phiên bản mới của excel (.xlsx cho file excel không chứa macro và .xlsm cho file excel có chứa macro)

• Quá nhiều công thức xử lý tự động không cần thiết (tắt chức năng tự động tính toán cho các dữ liệu không cần thiết). Hạn chế tối thiểu việc thiết lập công thức trong các dữ liệu chỉ dùng để lưu trữ. Tuy nhiên việc tắt tính toán dữ liệu tự động cũng có bất tiện là lần sau bạn sẽ phải kéo thủ công lại vùng cần tính toán khi có thay đổi.

• Xóa bỏ các Name không sử dụng, các Name có lỗi hoặc các liên kết tới file bên ngoài không cần thiết

Một số quy tắc cần nhớ khi tổ chức dữ liệu

• Bảng dữ liệu (database – nơi tập hợp dữ liệu nhập vào) hạn chế tối đa số công thức. Bởi cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn, có nhiều dòng, nhiều cột. Do đó nên thiết kế sao cho thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.
• Tránh sử dụng công thức mảng. Các công thức mảng khiến việc tính toán chậm hơn so với dạng thường. Do đó hạn chế việc dùng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện thì có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs thay cho hàm Sumproduct, công thức mảng.
• Trường hợp buộc phải dùng nhiều công thức hoặc file thực sự phức tạp, bạn có thể thiết lập chế độ tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới cho phép tính toán với phím F9

Cách giảm dung lượng cho file excel

• Xóa bỏ các object (đối tượng hình) trong file excel Home/ Find & Select/ Chọn Go to Object. Sử dụng ASAP Utilities Add-in để chọn object và xóa cho nhanh, Xem thêm các tính năng tại đâ: tiện ích ASAP Excel

• Kiểm tra và xóa các liên kết data giữa các file Excel đang làm không sử dụng hoặc không cần thiết vào Data (Connections)--> edit link 

• Xóa bỏ các Name Range bị lỗi hoặc không cần thiết do quá trình sử dụng file excel lâu hoặc copy/paste dữ liệu từ nhiều nơi khác. Vào Fomular/ Name Manage/ Chọn Filter các Name Range bị lỗi và xóa bỏ 
• Xóa bỏ các Style rác không sử dụng trong file excel, dùng add-in remove style do microsoft cung cấp tại đây: https://archive.codeplex.com/?p=removestyles
• Xóa hàng, cột trống: Hàng hàng, cột trống sẽ tiết kiệm thêm dung lượng. Để xóa bỏ định dạng hàng và cột trống trước tiên cần chọn hàng và cột cần xóa > vào thẻ Home > Editing > Clear > Clear All
• Sử dụng công cụ ASAP Utilities để xóa bỏ các sheet trống (remove empty worksheet), xóa bỏ những dòng excel trống (Reset last cell)
• Hình ảnh dù ở trên web hay file excel đều có dung lượng riêng, nếu file excel của bạn có nhiều hình ảnh cần phải nén file hình ảnh
• Tắt chế độ check error của excel. Mở file, chọn File --> Options --> Formulas, chọn khu vực [Error Checking], bỏ tích cái [enable error background checking]

Lưu ý quan trọng: Các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.