Hướng Dẫn Chi Tiết Các Hàm Được Sử Dụng Nhiều Nhất Trong Excel

1.Hàm tính toán Và Thống Kê

- Hàm SUM: Dùng để tính tổng giá trị các ô cụ thể hoặc dãy số trong ô mà bạn muốn tính.

Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,...)

Trong đó: Number1, Number2,... là các tham số đại diện cho các giá trị mà bạn muốn tính tổng

Ví dụ 1: Nếu bạn muốn tính tổng của các số trong ô từ C2 đến C6, bạn có thể sử dụng hàm SUM như sau =SUM(quét chọn vùng tính tổng “C2:C6”) --> Nhấn Enter xem kết quả.

Ví dụ 2: Nếu bạn muốn tính tổng của các ô không liên tục, bạn làm như sau =SUM(C2,C4,C6) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm MIN: Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu hoặc trong cả bảng tính.

Cú pháp: =MIN(Number1,Number2,...)

Trong đó: Number1,Number2,…: Các giá trị cần so sánh.

Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu của bảng bên dưới, ta có công thức =MIN(E5:E8) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm MAX: Dùng để tìm giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc trong cả bảng tính.

Cú pháp: =MAX(Number1,Number2,...)

Trong đó: Number1,Number2,…: Các giá trị cần so sánh.

Ví dụ: Giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu của bảng bên dưới, ta có công thức =MAX(F4:F7) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm AVERAGE: Dùng để tính trung bình cộng của một dãy số trong trang tính.

Cú pháp: =AVERAGE(number1,number2,…)

Trong đó: Number1,Number2,…: Vùng tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.

Ví dụ: Bạn muốn tính trung bình cộng theo thông tin bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(F4:F7) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm PRODUCT: Dùng để nhân tất cả các đối số đã chọn với nhau và trả về tích của chúng.

Cú pháp: =PRODUCT(number1, number2,…)

Trong đó: Vùng tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn mà bạn muốn nhân.

Ví dụ: Bạn muốn tính tích theo thông tin bên dưới, ta có công thức =PRODUCT(F4:F7) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm COUNT: Dùng để đếm số lượng ô có chứa số trong vùng dữ liệu.

Cú pháp: =COUNT(Value1,...)

Trong đó: Value1,...: Tham chiếu ô hoặc phạm vi muốn đếm số

Ví dụ: Muốn đến số lượng mà giá trị trong ô của vùng dữ liệu là số, ta có công thức cho ví dụ này là =COUNT(D5:H11) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm COUNTA: Dùng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định.

Cú pháp: =COUNTA(Value1,...)

Trong đó: Value1,...: Là những ô cần đếm hoặc một vùng cần đếm.

Ví dụ: Muốn đến số lượng mà giá trị trong ô của vùng dữ liệu là không rỗng, ta có công thức cho ví dụ này là =COUNTA(D5:H11) --> Nhấn Enter xem kết quả.

2. Hàm Tính Toán Và Thống Kê Có Điều Kiện

- Hàm COUNTIF: Dùng để đếm ô thỏa mãn điều kiện trong một vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp: =COUNTIF(Range,Criteria)

Trong đó: 

Range: Vùng dữ liệu cần đếm.

Criteria: Điều kiện để đếm.

Ví dụ: Có bảng thống kê các sản phẩm như hình dưới. Để thống kê các sản phẩm có số tiền trên 300, ta nhập công thức =COUNTIF(G5:G18,">300") --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm IF: Dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.

Cú pháp: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

Logical_test: Điều kiện.

Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện

Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện.

Lưu ý: Nếu bỏ trống “Value_if_true” hoặc “Value_if_false”, nếu điều kiện thỏa thì giá trị trả về sẽ là 0 và điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE.

Ví dụ: Xét đơn giá với điều kiện: Nếu sản phẩm thuộc chủng loại Rượu Vang: 220,000đ, không phải thì giá 200,000đ. Ta có công thức =IF(E6="Rượu Vang",220000,200000) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm SUMIF: Dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí xác định.

Cú pháp: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])

Trong đó:

Range: Phạm vi các ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí Criteria.

Criteria: Tiêu chí xác định các giá trị được tính tổng. Nó có thể là số, biểu thức hoặc một chuỗi văn bản.

Sum_range: Tham số này là tùy chọn, nó sẽ chỉ ra các ô cần tính tổng.

Ví dụ: Có bảng thống kê doanh số như hình dưới, tính tổng doanh số của NV04, ta có công thức sau =SUMIF(F5:F22,"NV04",K5:K22) --> Nhấn Enter xem kết quả.

3. Hàm ngày tháng

- Hàm NOW: Dùng để hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn, hoặc muốn tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại và cập nhật lại mỗi khi bạn mở lại trang tính.

Cú pháp: =NOW()

Ví dụ: Bạn muốn biết ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống, ta nhập =NOW() --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm DATE: Giúp tạo các ngày hợp lệ từ năm, tháng và ngày trong bảng tính Excel.

Cú pháp: =DATE(Year,Month,Day)

Trong đó:

Year: Chỉ năm. Excel diễn giải đối số năm theo hệ thống ngày được thiết lập trên máy tính của bạn.

Month: Chỉ tháng. Một số nguyên đại diện cho tháng trong năm, từ tháng 1 đến tháng 12.

Day: Chỉ ngày. Một số nguyên dương ứng với ngày trong tháng.

Ví dụ: Khi nhập =DATE(2024,03,30), trả kết quả về đúng theo hệ thống máy --> Nhấn Enter xem kết quả.

4. Hàm tra cứu dữ liệu

- Hàm HLOOKUP: Hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.

Cú pháp: =HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.

Table_array: Là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.

Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).

Range_lookup: Tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): Dò tìm tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): Dò tìm chính xác.

Ví dụ: Ta cần tìm tên tỉnh thành phố trong bảng 1 từ dữ liệu ở bảng 2. Ta làm như sau =HLOOKUP(F4,$M$4:$R$5,2,0) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm VLOOKUP: Hàm được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc.

Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.

Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.

Range_lookup: Tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): Dò tìm tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): Dò tìm chính xác.

Ví dụ: Ta cần xếp loại học sinh trong bảng 1 từ dữ liệu bảng 2, ta nhập công thức =VLOOKUP(D4,$G$4:$H$6,2,0) --> Nhấn Enter xem kết quả.

-Hàm INDEX: Hàm cho kết quả trả về là một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc một phạm vi nhất định.

Cú pháp: =INDEX(Array, Row_Num, Column_Num)

Trong đó:

Array: Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng. Nếu mảng chỉ chứa một hàng hoặc cột thì row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn. Nếu mảng có nhiều hàng và nhiều hơn một cột mà bạn chỉ khai báo 1 trong 2 đối số row_num hoặc column_num, hàm sẽ trả về một mảng của toàn bộ hàng hoặc cột trong mảng.

Row_num: Thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị trả về. Đây là đối số bắt buộc phải có, trừ khi bạn khai báo column_num. Nếu bỏ qua row_num, bạn cần phải khai báo column_num.

Column_num: Thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị trả về. Nếu bỏ qua column_num, bạn cần khai báo row_num.

Ví dụ: Bạn muốn tìm giá trị ở dòng thứ 5, cột thứ 2 trong bảng. Ta nhập công thứ như sau =INDEX($B$4:$E$11,5,2) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm MATCH: Hàm tìm kiếm, xác định vị trí tương đối của một giá trị trong một mảng hoặc một ô.

Cú pháp: =Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.

Lookup_array: Mảng hoặc dải ô bạn muốn xác định vị trí của Lookup_value. Vùng dữ liệu mà bạn chọn chỉ có thể có duy nhất 1 hàng hoặc 1 cột.

Match_type: Xác định kiểu khớp là -1; 0 và 1.

Kiểu khớp là 0: Trả về vị trí tương đối của giá trị trong trường hợp vùng dữ liệu chưa được sắp xếp.

Kiểu khớp là 1: Trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Kiểu khớp là -1: Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Ví dụ: Dưới đây là danh sách học sinh và bạn muốn tìm vị trí của bạn học sinh tên Hồ Văn Quang, ta nhập công thức như sau =MATCH(H4,$C$4:$C$11,0) --> Nhấn Enter xem kết quả.

5. Hàm Xử Lý Chuỗi

- Hàm LEFT: Dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuỗi văn bản.

Cú pháp: =LEFT(text,[num_chars])

Trong đó:

Text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn lấy.

Num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm LEFT muốn lấy.

Ví dụ: Ta có chuỗi “Nguyễn Thùy Dung”, bây giờ muốn dùng hàm LEFT lấy ra họ “Nguyễn”, nhập công thức sau =LEFT(D2,6) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm RIGHT: Dùng để tách chuỗi ký tự từ bên phải trong một dãy ký tự.

Cú pháp:=RIGHT(text,[num_chars])

Trong đó:

Text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn lấy.

Num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm RIGHT muốn lấy.

Ví dụ: Ta có chuỗi “Nguyễn Thùy Dung”, bây giờ muốn dùng hàm RIGHT lấy ra tên “Dung”, nhập công thức sau =RIGHT(D2,4) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm MID: Dùng để cắt một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí do bạn chỉ định và dựa vào số lượng ký tự do bạn chỉ định.

Cú pháp:=MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

Text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn lấy.

Start_num: Ví trí của ký tự thứ nhất mà bạn muốn lấy trong văn bản.

Num_chars: Bắt buộc đối với MID. Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản.

Ví dụ: Ta có chuỗi “Nguyễn Thùy Dung”, bây giờ muốn dùng hàm MID lấy ra tên lót “Thùy”, nhập công thức sau =MID(D2,8,4) --> Nhấn Enter xem kết quả.

- Hàm CONCATENATE: Hàm được sử dụng để nối các đoạn văn bản khác nhau lại hoặc kết hợp các giá trị từ một vài ô vào một ô.

Cú pháp: =CONCATENATE (text1, [text2], …)

Trong đó:

Text 1: Là một chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị trong công thức.

Text 2: Là chuỗi có thể có hoặc không cần có dấu phẩy giữa các chuỗi.

Ví dụ: Chúng ta cần nói các từ “TIN”, “HỌC”, “SAO”, “VIỆT” lại thành một chuỗi, ta làm như sau =CONCATENATE(D2," ",E2," ",F2," ",G2) --> Nhấn Enter xem kết quả.

Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về các hàm cơ bản trong Excel. Chúc các bạn thành công nhé!