In Ấn Trong Excel – Các Thủ Thuật Bạn Cần Biết

Tạo nút Print preview and Print

Để làm được việc này các bạn làm như sau. Đầu tiên các bạn tích vô nút Access Toolbar sau đó các bạn tích vô Print preview and Print. Việc này giúp các bạn khi in ấn nhiều sẽ thuận tiện hơn vì nó sẽ dẫn bạn tới trực tiếp preview.

Hoặc các bạn có thể ấn tổ hợp phím Ctrl + P để tạo preview.

Bên cạnh đó các bạn cũng có thể vào File -> chọn print để tạo preview.

Các bạn nên tạo nút để thực hiện công việc được tối ưu nhất.

Chọn máy in

Trong preview ở mục Printer các bạn sẽ tích vô rồi chọn máy in phù hợp. Các bạn nhớ để ý chọn in ra PDF hay in ra giấy nha.

In 1 sheet, 1 file, 1 vùng

Vẫn trong phần cửa sổ Print. Các bạn vào mục Setting sẽ thấy có 3 lựa chọn.

Print Active Sheet nghĩa là chọn In ra Sheet đang thao tác.

Print Entire Workbook có nghĩa là in ra cả file tức là tất cả các Sheet.

Print Selection là trước khi vào mục Setting các bạn ra ngoài bôi đen vùng dữ liệu muốn in rồi quay lại chọn mục đó để in ra duy nhất vùng đó thôi.

In 1 số trang nhất định

Ví dụ các bạn có rất nhiều trang trong 1 Sheet mà các bạn chỉ muốn in ra 1 trang hay vài trang nhất định thì các bạn cũng vào mục Setting lúc nãy trong phần Pages là trang bắt đầu và to là trang kết thúc. Nếu các bạn muốn in 1 trang duy nhất là trang số 4 thì Pages là 4 và to cũng là 4, hoặc các bạn muốn in từ trang 1 đến trang 3 thì Pages là 1 còn to là 3.

Chọn chiều ngang hoặc chiều dọc khi in

Vẫn trong mục Setting các bạn chọn phần Portrait Orientation để chọn in khổ giấy ngang hay dọc.

Portrait Orientation là in theo chiều dọc. Còn LandScape là in ngang.

Hiển Thị Lề Trang In (Show Margins)

Trong cửa sổ Print. Các bạn chú ý biểu tượng của Show Margins nằm bên dưới tay phải. Các bạn tích vô đó là có thể chỉnh được lề của giấy.

Ở đây các bạn có thể căn chỉnh lề của trang giấy tùy ý theo các bạn muốn bằng cách kéo các đường viền lề.

Thay Đổi Kích Thước Từ Inches Về Centimet

Đơn vị mặc định của Excel là Inches nên nếu các bạn muốn đổi về Centimet cho dễ sử dụng thì các bạn vào thẻ File chọn Options -> Advanced rồi kéo đến mục Display trong phần Ruler Unit các bạn tích vô rồi chọn Centimet.

Như vậy là các đơn vị quy chiếu tất cả đã chuyển hết về là đơn vị Centimet.

Thay đổi lề trang In

Để thay đổi lề trang in các bạn vào thẻ Page Layout sau đó chọn Margins rồi tới Custom Margins để thay đổi lề theo ý các bạn.

Tự Căn Chỉnh Vào 1 Trang In

Khi mà các bạn có vùng dữ liệu quá dài hoặc rộng mà 1 trang In không đủ thì Excel sẽ tính thành 2 trang. Nếu các bạn chỉ muốn In thành 1 trang thì các bạn vào mục Setting của Print ban nãy rồi chọn No Scaling chọn Fit Sheet on One Page nó sẽ co lại thành 1 trang.

Như vậy là dữ liệu của các bạn sẽ được cho lại trong 1 trang duy nhất.

In giữa trang giấy

Khi các bạn muốn in ra giữa trang giấy thì các bạn sẽ làm như sau các bạn vẫn vào mục Setting của Print chọn Page Setup sau đó vào thẻ Margins trong mục Center on Page các bạn tích vô cả mục 2 đó sẽ là căn giữa trung tâm.

Tạo Header Và Footer Khi In

Các bạn vào thẻ Page Layout chọn Print Titles tiếp đó chọn Header and Footer.

Sau đó các bạn vào 2 mục Custom Header và Custom Footer để thêm Header và Footer tùy ý cá bạn muốn nhé. Header là thêm đầu đề của tờ giấy còn Footer là phần dưới cùng của tờ giấy. Các bạn có thể dùng để in tên lên Header, hiểu thị số trang dưới Footer hoặc chèn bất kỳ nội dung nào các bạn muốn.

Page Break Preview

Giả sử các bạn có 1 trang dữ liệu mà bây giờ các bạn muốn tách ra thành 2 trang thì các bạn làm như sau. Đầu tiên các bạn sẽ nhấn chọn vào cái dòng ngăn cách 2 trang đấy sau đó vào thẻ Page Layout -> Breaks -> Insert page break.

Sau đó các bạn có thể vào thẻ View chọn Page Break Preview để xem số trang cũng như căn chỉnh trang và số trang.

Như vậy là các bạn hoàn toàn có thể chỉnh số trang theo ý riêng của các bạn bằng phương pháp này.

Bỏ Line Page Break

Khi các bạn Page Break xong thì nó sẽ hiện cái đường Line Page Break nét đứt. Nếu các bạn muốn ẩn nó đi cho giống bình thường thì các bạn có thể vào thẻ File chọn Advanced rồi kéo xuống mục Display options for this worksheet rồi ấn bỏ chọn dòng Show page break.

Như vậy là phần nét đứt đã được ẩn đi hoàn toàn.

In Grid Line 

Nếu như các bạn muốn In ra các ô kẻ của Excel thì các bạn sẽ làm như sau. Các bạn vào thẻ Page Layout rồi tích vô Print trong mục Gridlines là được. 

Như vậy là các bạn có thẻ in ra các ô kẻ giống y trong Excel. 

Cố Định Tiêu Đề Trang In

Khi các bạn có 1 cái tiêu đề dữ liệu muốn in cho nhiều trang mà sang trang tiếp theo thì nó bị mất thì các bạn làm như sau. Đầu tiên các bạn vào thẻ Page Layout chọn Print Titles sau đó chọn thẻ Sheet sau đó đến mục Rows to repeat at top ấn vào biểu tượng của dòng đó rồi nó sẽ tự động chuyển về Sheet đang thao tác để các bạn chọn dòng lặp lại, sau khi chọn xong các bạn ấn lại vào biểu tượng đó rồi ấn OK. 

Vậy là tiêu đề sẽ được mặc định in cho các trang tiếp theo.

Tạo Vùng In Ấn

Khi các bạn muốn in duy nhất 1 vùng dữ liệu bất kỳ thì các bạn chỉ cần bôi đen vùng đó rồi vào thẻ Page Layout chọn Print Area rồi chọn Set print area để in hoặc sau khi chọn xong muốn bỏ chọn thì chọn mục Clear print area.

Đó là tất cả nội dung trong bài ngày hôm nay rồi.

Chúc các bạn thành công.

Video hướng dẫn