Sử Dụng Flash Fill - Text to Columns Để Tách Và Gộp Dữ Liệu Trong Excel

Tách, gộp dữ liệu trong Excel bằng Flash Fill

Mình sẽ demo một bảng thường gặp đó là tách họ tên trong Excel nhé. Lưu ý cách sử dụng Flash Fill sẽ áp dụng cho phiên bản Excel 2013 trở lên.

Ở ví dụ này yêu cầu tách Họ Tên từ một cột ra từng cột riêng biệt Họ, Tên Đệm, Tên. Với Flash Fill chúng ta sẽ làm như sau: 

Trước hết, bạn nhập dữ liệu mẫu vào ô đầu tiên, ở đây cột Họ thì mình sẽ nhập họ nhân viên của hàng tương ứng cần tách dữ liệu (Tương tự nhập công thức tại ô đầu tiên và Coppy công thức xuống các ô dưới trong Excel).
Tiếp đến tại vị trí của ô nằm trong hàng vừa nhập dữ liệu đầu tiên, bạn chọn thẻ Data và trong nhóm công cụ Data Tools hãy nhấp vào Flash Fill.

Như vậy là dữ liệu cột Họ đã được tách hết nhanh chóng, Ở các trường tiếp theo ta cũng làm tương tự bằng cách nhập giá trị vào ô hàng đầu tên, sau đó có thể sử dụng phím tắt Flash Fill (Ctrl + E) để tách dữ liệu ra các cột nhanh hơn.

Đối với việc gộp họ và tên bằng cách sử dụng Flash Fill thì mình cũng làm tương tự các bước trên, đó là Nhập dữ liệu cần gộp từ các cột dữ liệu rời ra tại vị trí đầu tiên của hàng và sử dụng công cụ, ngoài ra bạn còn có thể sử dụng lần lượt phím tắt “Alt + A + F + F” phím tắt này cũng gọi đến công cụ Flash Fill trong Excel.

Và như vậy công cụ Flash Fill sẽ thực hiện việc tự động điền dữ liệu một cách nhanh chóng, cho bạn đạt hiệu quả trong công việc.

Tách dữ liệu bằng Text to Columns trong Excel

Thêm một cách tách họ tên, ngày tháng, dữ liệu trong Excel mà không cần sử dụng hàm đó là Text to Columns. Đây cũng là công cụ dùng để tách các chuỗi dữ liệu thành từng cột chỉ với vài thao tác đơn giản.
Cùng làm ví dụ tách ngày tháng trong Excel bằng Text to Columns dưới đây nhé.

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần tách thành từng cột bằng cách nhấp vào ô dữ liệu đầu tiên và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + ↓” Để chọn được hết dữ liệu trong cột nhé. Sau dó chọn thẻ Data và chọn công cụ Text to Columns.

Tại đây, cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện lên và có hai sự lựa chọn trong mục Choose the file type that best describes your data đó là:

• Delimited: Tách ký tự trong cột bằng những dấu ngăn cách như dấu cách, dấu chấm phấy, gạch ngang, gạch chéo, ... Giữa các chuỗi ký tự.
• Fixed with: Tách theo chiều rộng của dữ liệu và sẽ tách đều theo vị trí của điểm rộng cột mình muốn đặt.

Ở đây, mình muốn chia ngày tháng năm được phân tách bởi dấu / nên sẽ chọn Delimited rồi nhấn Next.

Ở cửa sổ tiếp cũng có các lựa chọn cho phần Delimiters gồm có

• Tab: Tách giữa các ký tự được cách nhau 1 khoảng Tab.
• Semicolon: Tách các nội dung cách biệt bởi dấu chấm phẩy.
• Comma: Tách ký tự cách nhau bằng dấu phẩy.
• Space: Tách nội dung thành từng cột từ các dấu cách trong chuỗi ký tự.
• Other: Sử dụng một số ký tự phân tách nội dung khác.

Ở đây dấu phân tách ngày tháng là / cho nên mình chọn Other và nhập “/” Sau đó nhấn Next để tiếp tục.
Tại bước “Step 3 of 3” này có 2 phần quan trọng đó là:

• Column data format để định dạng cho dữ liệu của từng cột từ bảng Data preview
• Destination: Vị trí bạn muốn để dữ liệu được tách trong Excel. Ta sẽ chọn vùng trống và kề bên cột dữ liệu gốc để đối chiếu nhé.

Cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành việc tách dữ liệu thành từng cột trong Excel nhé.
Đây là kết quả sau khi tách chuỗi ký tự từ một cột thành nhiều cột riêng biệt.

Vậy là chỉ với vài thao tác đơn giản bạn có thể xử lý việc tách nội dung dữ liệu trong Excel nhanh chóng bằng nhiều cách khác nhau, hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho công việc văn phòng của bạn. Chúc bạn thành công!

Video Hướng Dẫn Tách Và Gộp Dữ Liệu Trong Excel