Sử Dụng Flash Fill - Text to Colums Để Tách Và Gộp Dữ Liệu Trong Excel

Trong quá trình làm việc văn phòng, chúng ta thường gặp việc tách và gộp dữ liệu trong Excel từ một cột sang những cột khác nhau ví dụ như tách Họ Tên, tách số lượng, ngày tháng, ... Bạn có thể thực hiện việc đó bằng những thao tác đơn giản trong Excel như dùng hàm xử lý chuỗi (LEFT, RIGHT, MID, ...), tìm kiếm và thay thế (Replace) hay các công cụ xử lý dữ liệu mạnh mẽ của Excel: Text to Colums, Flash Fill. Trong bài viết này, Tin Học Sao Việt sẽ hướng dẫn bạn cách tách và gộp dữ liệu trong Excel nhanh nhất chỉ với vài thao tác đơn giản.

Tách, gộp dữ liệu trong Excel bằng Flash Fill

Mình sẽ demo một bảng thường gặp đó là tách họ tên trong Excel nhé. Lưu ý cách sử dụng Flash Fill sẽ áp dụng cho phiên bản Excel 2013 trở lên.

Tách - Gộp họ tên trong ExcelỞ ví dụ này yêu cầu tách Họ Tên từ một cột ra từng cột riêng biệt Họ, Tên Đệm, Tên. Với Flash Fill chúng ta sẽ làm như sau: 

Trước hết, bạn nhập dữ liệu mẫu vào ô đầu tiên, ở đây cột Họ thì mình sẽ nhập họ nhân viên của hàng tương ứng cần tách dữ liệu (Tương tự nhập công thức tại ô đầu tiên và Coppy công thức xuống các ô dưới trong Excel).
Tiếp đến tại vị trí của ô nằm trong hàng vừa nhập dữ liệu đầu tiên, bạn chọn thẻ Data và trong nhóm công cụ Data Tools hãy nhấp vào Flash Fill.

Chọn Tab Data, nhấp vào công cụ Flash FillNhư vậy là dữ liệu cột Họ đã được tách hết nhanh chóng, Ở các trường tiếp theo ta cũng làm tương tự bằng cách nhập giá trị vào ô hàng đầu tên, sau đó có thể sử dụng phím tắt Flash Fill (Ctrl + E) để tách dữ liệu ra các cột nhanh hơn.

Dùng phím tắt Ctrl + E để tách dữ liệuĐối với việc gộp họ và tên bằng cách sử dụng Flash Fill thì mình cũng làm tương tự các bước trên, đó là Nhập dữ liệu cần gộp từ các cột dữ liệu rời ra tại vị trí đầu tiên của hàng và sử dụng công cụ, ngoài ra bạn còn có thể sử dụng lần lượt phím tắt “Alt + A + F + F” phím tắt này cũng gọi đến công cụ Flash Fill trong Excel.

Dùng Flash Fill Để gộp dữ liệu trong ExcelVà như vậy công cụ Flash Fill sẽ thực hiện việc tự động điền dữ liệu một cách nhanh chóng, cho bạn đạt hiệu quả trong công việc.

Tách dữ liệu bằng Text to Columns trong Excel

Thêm một cách tách họ tên, ngày tháng, dữ liệu trong Excel mà không cần sử dụng hàm đó là Text to Columns. Đây cũng là công cụ dùng để tách các chuỗi dữ liệu thành từng cột chỉ với vài thao tác đơn giản.
Cùng làm ví dụ tách ngày tháng trong Excel bằng Text to Columns dưới đây nhé.

Tách ngày tháng trong Excel

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần tách thành từng cột bằng cách nhấp vào ô dữ liệu đầu tiên và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + ↓” Để chọn được hết dữ liệu trong cột nhé. Sau dó chọn thẻ Data và chọn công cụ Text to Columns.

Chọn vùng dữ liệu và dùng Text to Columns

Tại đây, cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện lên và có hai sự lựa chọn trong mục Choose the file type that best describes your data đó là:

  • Delimited: Tách ký tự trong cột bằng những dấu ngăn cách như dấu cách, dấu chấm phấy, gạch ngang, gạch chéo, ... Giữa các chuỗi ký tự.
  • Fixed with: Tách theo chiều rộng của dữ liệu và sẽ tách đều theo vị trí của điểm rộng cột mình muốn đặt.

Ở đây, mình muốn chia ngày tháng năm được phân tách bởi dấu / nên sẽ chọn Delimited rồi nhấn Next.

Chọn Delimited để tách chuỗi dữ liệu

Ở cửa sổ tiếp cũng có các lựa chọn cho phần Delimiters gồm có

  • Tab: Tách giữa các ký tự được cách nhau 1 khoảng Tab.
  • Semicolon: Tách các nội dung cách biệt bởi dấu chấm phẩy.
  • Comma: Tách ký tự cách nhau bằng dấu phẩy.
  • Space: Tách nội dung thành từng cột từ các dấu cách trong chuỗi ký tự.
  • Other: Sử dụng một số ký tự phân tách nội dung khác.

Ở đây dấu phân tách ngày tháng là / cho nên mình chọn Other và nhập “/” Sau đó nhấn Next để tiếp tục.
Tại bước “Step 3 of 3” này có 2 phần quan trọng đó là:

  • Column data format để định dạng cho dữ liệu của từng cột từ bảng Data preview
  • Destination: Vị trí bạn muốn để dữ liệu được tách trong Excel. Ta sẽ chọn vùng trống và kề bên cột dữ liệu gốc để đối chiếu nhé.

Định dạng và hiển thị dữ liệu bằng Text to Columns

Cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành việc tách dữ liệu thành từng cột trong Excel nhé.
Đây là kết quả sau khi tách chuỗi ký tự từ một cột thành nhiều cột riêng biệt.

Kết quả tách chuỗi ký tự thành nhiều cột trong Excel

Vậy là chỉ với vài thao tác đơn giản bạn có thể xử lý việc tách nội dung dữ liệu trong Excel nhanh chóng bằng nhiều cách khác nhau, hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho công việc văn phòng của bạn. Chúc bạn thành công!

Video Hướng Dẫn Tách Và Gộp Dữ Liệu Trong Excel

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data

HÌNH ẢNH HỌC VIÊN

học vi tính văn phòng trung tâm tin học Sao Việt học máy vi tính văn phòng trung tâm dạy tin học văn phòng lớp học máy tính văn phòng khóa học tin học Excel khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy vi tính học vi tính cho người đi làm khóa học tin học văn phòng khóa học sử dụng máy tính khóa học vẽ Autocad 2D - 3D
TOP