Mẹo Và Kỹ Thuật Nhập Dữ Liệu Excel

Đôi khi các mã được sử dụng trong mục nhập dữ liệu cần phải được sắp xếp theo một số thứ tự không phải là chữ cái hoặc số. Bạn có thể xác định thứ tự sắp xếp tùy chỉnh trong Công cụ | Tùy chọn | Danh sách tùy chỉnh. Sau đây tôi xin ứng dụng một số mẹo sau đây:

Mẹo Và Kỹ Thuật Nhập Dữ Liệu Excel

  1. [Ctrl] - [Trang chủ] đưa bạn đến A1
  2. [Ctrl] - [Kết thúc] sẽ đưa bạn đến ô dữ liệu cuối cùng trong bảng tính của bạn
  3. Di chuyển đến trang tiếp theo - [Ctrl] - [PGDn]
  4. Di chuyển đến trang tính trước - [Ctrl] - [PGUp]
  5. Các nút VCR ở bên trái của tab trang tính cho phép bạn điều hướng qua các trang tính. Bạn có thể  nhấp chuột phải  vào các nút VCR và từ menu kết quả, chọn trang tính bạn muốn xem.
  6. Để di chuyển đến cửa sổ tiếp theo (mở sổ làm việc) - [Ctrl] - [Tab]
  7. Công cụ | Tùy chọn | Tab chỉnh sửa có một danh sách thả xuống để chỉ định hướng con trỏ ô di chuyển khi nhấn vào [Enter] sau khi nhập dữ liệu vào một ô.
  8. Thanh trạng thái, ở dưới cùng của màn hình thường nói Sẵn sàng ở góc dưới bên trái. Nó cung cấp thông tin hữu ích. Một tính năng hữu ích là khi một khối ô được chọn, SUM của các ô sẽ xuất hiện trong Thanh trạng thái. Bấm chuột phải vào SUM trong Thanh trạng thái và bạn có thể chọn một chức năng khác để áp dụng cho các ô đã chọn. Tuy nhiên, bạn không thể làm bất cứ điều gì với kết quả này, ngoại trừ xem nó trong Thanh trạng thái.
  9. Cửa sổ | Chia hoặc cửa sổ | Freeze Panes sẽ phân chia cửa sổ ở trên và bên trái của vị trí con trỏ ô hiện tại. Điều này sẽ cho phép các tiêu đề cột và / hoặc hàng vẫn được hiển thị trong một phần của cửa sổ trong khi bạn cuộn và di chuyển qua dữ liệu trong một phần khác của cửa sổ.
  10. Bạn cũng có thể chia cửa sổ bằng cách kéo thanh màu xám nhỏ phía trên mũi tên lên trong thanh cuộn dọc và / hoặc thanh màu xám nhỏ ở bên phải của mũi tên phải trong thanh cuộn ngang.

Chọn tế bào

  • Giữ [Ctrl] trong khi sử dụng chọn chuột cho phép bạn chọn một khối ô không liền kề
  • Nhấp chuột một lần vào ô góc bên trái phía trên của một khối dữ liệu bạn muốn chọn, sau đó giữ phím [Shift] khi bạn nhấp chuột vào ô xác định góc dưới bên phải của khối của bạn
  • Sử dụng bàn phím - [Shift] kết hợp với bất kỳ chuyển động nào của bàn phím sẽ chọn

[Shift] -thường

[Shift] - [Ctrl]

  • Chọn khối dữ liệu hiện tại - [Ctrl] - *
  • Khi bạn đã chọn một khối ô, chỉ vào đường viền của vùng chọn sẽ biến con trỏ chuột thành một mũi tên, đây là con trỏ di chuyển.
  • Để di chuyển các ô, bấm và kéo, bấm khi bạn có con trỏ / mũi tên di chuyển. Nếu bạn giữ [Ctrl] trước khi nhấp vào kéo di chuyển các ô, bạn có thể sao chép các ô.

Nhập dữ liệu theo mẫu

  • Nhập hai giá trị đầu tiên trong một chuỗi, chọn hai ô, nhấp và kéo bằng cách sử dụng Fill Xử lý để mở rộng mẫu

Nếu bạn nhấp chuột phải và kéo bằng Xử lý điền, khi bạn thả chuột, bạn sẽ được cung cấp một danh sách các tùy chọn cho loại mẫu / chuỗi bạn muốn sử dụng.

  • Chọn một khối ô (liền kề hoặc không liền kề), nhập giá trị cần nhập, [Ctrl] -Nhập sẽ đặt giá trị đó vào tất cả các ô đã chọn
  • Sử dụng một công thức và sau đó khi tất cả dữ liệu được nhập, chọn kết quả, sử dụng Chỉnh sửa | Sao chép, nhấp vào góc trên bên trái của đích và sử dụng Chỉnh sửa | Dán đặc biệt như các giá trị
  • Nếu bạn muốn  ngẫu nhiên hóa  dữ liệu của mình, một tùy chọn là tạo một cột các số ngẫu nhiên bằng hàm RAND () và sau đó sắp xếp dữ liệu của bạn với cột số ngẫu nhiên làm trường sắp xếp của bạn.

Hàm Excel

Hàm IF thường hữu ích - IF (ĐIỀU KIỆN, hành động hoặc giá trị nếu ĐIỀU KIỆN là đúng, hành động hoặc giá trị nếu ĐIỀU KIỆN là sai)

Nếu bạn có văn bản tiêu chuẩn để nhập, có thể một trong số 5-10 mục có thể, có thể sử dụng hàm INDEX sẽ giúp ích.

  1. Danh sách các giá trị có thể có trong E1: E9
  2. Nếu bạn muốn giá trị đầu tiên, bạn nhập 1 vào B1, giá trị thứ 3 trong danh sách, nhập 3,...
  3. Sao chép công thức này xuống Cột C - = INDEX ($ E $ 1: $ E $ 9, B1)
  4. Khi bạn có các giá trị bạn muốn trong Cột C, Thêm một cột và sau đó sử dụng Sao chép | Dán đặc biệt | Giá trị để sao chép kết quả công thức vào cột mới của bạn

MATCH cung cấp hoạt động miễn phí cho INDEX - đưa ra một giá trị bạn muốn tìm, tra cứu nó trong một mảng các giá trị có thể và trả về số chỉ mục cho vị trí của giá trị đó trong mảng.

  1. MATCH (vị trí của các giá trị có thể, giá trị tra cứu, loại đối sánh)
  2. Nếu match_type bị bỏ qua, nó được giả sử là 1.
  3. Nếu match_type là 1, mảng các giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và MATCH tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value.
  4. Nếu match_type bằng 0, MATCH tìm giá trị đầu tiên chính xác bằng lookup_value. Tra cứu_array có thể theo thứ tự bất kỳ.
  5. Nếu match_type là -1, mảng các giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần và MATCH tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value.

Kỹ thuật chức năng INDEX ở trên có thể được kết hợp với các công cụ Hộp danh sách hoặc Hộp tổ hợp từ thanh công cụ Biểu mẫu (hoặc Hộp công cụ điều khiển).

  1. Khi bạn đã thêm Hộp danh sách hoặc Hộp tổ hợp, chìa khóa là nhấp chuột phải vào Hộp và chọn Định dạng điều khiển
  2. Trong tab Điều khiển bạn chỉ định (sử dụng ví dụ ở trên), Phạm vi nhập: $E $1: $E $9
  3. Chọn một giá trị từ danh sách sẽ điền vào ô được chỉ định trong Liên kết ô, giả sử: B1
  4. Bạn vẫn phải chuyển đổi số này thành giá trị trong một cột khác bằng hàm INDEX đã thảo luận ở trên.
  5. Hộp danh sách hoặc Hộp tổ hợp sẽ chỉ điền một ô có giá trị.

Nếu bạn cần tính toán hoặc tự động nhập tham chiếu ô cho công thức, INDIRECT là một hàm hữu ích. SUM (INDIRECT (NGÀY A Chỉ & D5): A15) sẽ nối A với số hàng được chỉ định trong D5 và tổng hợp trong cột A từ hàng đó qua A15.

Họ hàng gần của hàm INDEX là VLOOKUP, HLOOKUP và LOOKUP

Ví dụ:

  • Bảng tra cứu của ví dụ INDEX sẽ được mở rộng thành hai cột.
  • Cột D sẽ đánh số các giá trị trong Cột E, nghĩa là, Cột D chứa các số từ 1 đến 9.
  • Trong Cột B, bạn nhập số lượng giá trị bạn muốn chọn từ bảng tra cứu.
  • Cột C chứa công thức: = VLOOKUP (B1, $ D $ 1: $ E $ 9,2)
  • Điều này có nghĩa là ==> Tra cứu giá trị trong B1 trong cột đầu tiên của bảng trong $ D $ 1: $ E $ 9, tìm giá trị trong một hàng trong bảng, trả về giá trị trong cột thứ 2 của bảng.

Định dạng

Định dạng | Định dạng có điều kiện có thể hữu ích cho việc kiểm tra lỗi (các giá trị không hợp lệ có thể hiển thị được định dạng màu đỏ)

  • Nếu bạn có nhiều điều kiện được chỉ định, các điều kiện được đánh giá từ đầu danh sách. Khi ô thỏa mãn một điều kiện, nó sẽ áp dụng định dạng đó và không tiếp tục thông qua các điều kiện còn lại.

Để tìm các ô được định dạng bằng Định dạng có điều kiện, sử dụng Chỉnh sửa | Đi đến | Đặc biệt và chọn  nút radio Định dạng có điều kiện. Để tìm các ô có định dạng có điều kiện giống hệt với ô đã chọn, bấm Tương tự bên dưới Xác thực dữ liệu. Để tìm các ô có bất kỳ định dạng có điều kiện, bấm Tất cả bên dưới Xác thực dữ liệu.

Công cụ | Tùy chọn | Tính toán | Hộp kiểm chính xác như được hiển thị có thể ngăn bạn rơi vào tình huống lỗi làm tròn có khả năng xấu hổ 

Bạn muốn chuyển các cột của bạn thành hàng hoặc hàng thành cột? Tính năng chuyển đổi trong Office 97/2000 nằm trong Chỉnh sửa | Dán hộp thoại Đặc biệt.

  1. Chọn các ô để hoán vị, Chỉnh sửa | Sao chép
  2. Nhấp chuột phải vào góc trên bên trái của một loạt các ô trống có thể chứa kết quả được chuyển.
  3. Chọn Dán Đặc biệt và chọn hộp kiểm chuyển vị

Chọn ô và nhấn phím Xóa chỉ xóa nội dung ô, tương đương với Chỉnh sửa | Xóa | Nội dung

  1. Chỉnh sửa | Xóa các chương trình trên ra khỏi ô và hỏi bạn cách bạn muốn điền vào các ô bị thiếu
  2. Chỉnh sửa | Xóa | Các định dạng sẽ cho phép bạn xóa định dạng của ô, ví dụ: viền, phông chữ, định dạng số, xóa

Có thể có một số phần nhất định của bảng tính mà bạn muốn bảo vệ khỏi mọi thay đổi có thể. Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều bị khóa nhưng các khóa bị bỏ qua. Công cụ | Bảo vệ | Tấm bảo vệ kích hoạt sự công nhận của các khóa. Trước khi sử dụng Bảng bảo vệ, bạn sẽ mở khóa tất cả các ô bạn muốn có thể chỉnh sửa khi phần còn lại của trang được bảo vệ - Chọn Ô, Định dạng | Tế bào | Tab bảo vệ và bỏ chọn khóa mặc định. Sau đó sử dụng Công cụ | Bảo vệ | Tấm bảo vệ. Nếu hầu hết các tế bào của bạn sẽ không được bảo vệ chỉ với một vài bảo vệ -

  1. Sử dụng [Ctrl] -A để chọn tất cả các ô trong trang tính
  2. Định dạng | Tế bào | Tab bảo vệ và bỏ chọn khóa mặc định
  3. Chọn các ô bạn muốn bảo vệ
  4. Định dạng | Tế bào | Tab bảo vệ và KIỂM TRA khóa trở lại
  5. Công cụ | Bảo vệ | Tấm bảo vệ

Điều khoản khác

Ghi chú Post-It điện tử có thể hữu ích để bình luận trên bảng tính của bạn, Chèn | Bình luận.

Các tùy chọn để in nhận xét với trang tính có trong: Tệp | Thiết lập trang | Tờ | Bình luận tùy chọn thả xuống

Dữ liệu | Text to Cột là một công cụ hữu ích để phân tách thành nhiều cột văn bản hiện được chứa trong một cột. Ví dụ: có thể bạn có số an sinh xã hội trong cột A và bạn chỉ cần bốn chữ số cuối của SSN. Dữ liệu | Chuyển văn bản thành Cột sẽ cho phép bạn tách SSN thành hai cột.

Đôi khi bạn có thể muốn kết hợp thành một văn bản cột hiện được chứa trong hai cột. Một cách để làm điều này là viết một công thức trong cột thứ ba sử dụng toán tử ghép, ký hiệu. Công thức này trong C1 sẽ trả về nội dung của A1, theo sau là nội dung của B1:  = A1 & B1

Nếu bạn muốn bao gồm một ký tự bằng chữ, hãy nói một khoảng trắng, sử dụng biểu mẫu:  = A1 & Đợi & B1

Thuật sĩ được sử dụng trong Dữ liệu | Chuyển văn bản thành Cột là cùng một công cụ bạn có sẵn để mở tệp văn bản bạn muốn nhập vào Excel. Tập tin | Mở bằng một số tệp văn bản sẽ đưa bạn đến Bước 1 của Trình hướng dẫn Nhập dữ liệu.

Sử dụng tập tin | Thiết lập trang | Tab trang | Phù hợp với hộp kiểm nếu bản in của bạn mở rộng ra ngoài một trang

Để di chuyển hoặc sao chép toàn bộ bảng tính vào một sổ làm việc mới:

  1. Mở sổ làm việc ban đầu và chọn Chỉnh sửa, Di chuyển hoặc Sao chép Trang tính
  2. Khi hộp thoại Move Or Copy mở ra, bấm vào mũi tên ở bên phải của hộp danh sách To Book. Chọn sách mới từ danh sách.
  3. Nếu bạn muốn sao chép trang tính, chọn hộp kiểm Tạo bản sao và nhấp vào OK.
  4. Excel di chuyển hoặc sao chép trang tính đã chọn vào một sổ làm việc mới.

Đôi khi các mã được sử dụng trong mục nhập dữ liệu cần phải được sắp xếp theo một số thứ tự không phải là chữ cái hoặc số. Bạn có thể xác định thứ tự sắp xếp tùy chỉnh trong Công cụ | Tùy chọn | Danh sách tùy chỉnh. Thay vì thêm danh sách, cách dễ nhất để nhập các giá trị là Nhập danh sách từ các ô. Để sử dụng danh sách của bạn, Dữ liệu | Sắp xếp | Nút tùy chọn có một danh sách thả xuống nơi bạn có thể chọn danh sách của mình cho thứ tự sắp xếp.

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
TOP